Berinfor ist ein inhabergeführtes Beratungsunternehmen, das sich seit über 20 Jahren auf Universitäten, Hochschulen, Bibliotheken und Forschungsorganisationen spezialisiert hat. Unser Kundenportfolio in der Schweiz, Deutschland und Österreich umfasst exzellente Organisationen in diesem Bereich, die unsere fundierte Praxiskenntnis und professionelle Expertise schätzen. Wir beraten und begleiten unsere Auftraggeber in der Strategieentwicklung, in der Organisationsentwicklung, dabei Veränderungsprozesse erfolgreich zu gestalten, im Projektmanagement und in Themen der Digitalisierung.
Zur Sicherstellung der Administration und Unterstützung unserer Partner und Consultants suchen wir Sie.
Ihre Aufgaben:
- Finanzen & Administration: Selbständiges Führen der Finanzbuchhaltungen der Gesellschaften in der Schweiz und Deutschland (Rechnungen, Zahlungen, Monats- und Jahresabschluss, Reporting), Koordination mit externen Partnern (Treuhand, Versicherungen, Revision, Bank), Unterstützung bei der Erstellung und Kontrolle des Budgets sowie des Umsatz-Controllings.
- Personal: Verantwortlich für die Personaladministration von aktuell fünf Mitarbeitenden (inkl. Lohnabrechnungen, Spesen, Versicherungen), selbständige Betreuung des Ein- und Austrittsprozesses sowie Personalmutationen inkl. Verträgen und Zeugnissen.
- Marketing: Planung und Koordination des jährlichen Hochschulevents, sowie weiterer kleiner Anlässe, Pflege der Webseite, Unterstützung bei der Erstellung von Marketingmaterialien und der Umsetzung von Marketingmassnahmen, Unterstützung bei der Erarbeitung der jährlichen Befragung, Pflege von Adress- und Kommunikationsdaten.
- Office-Management: Betreuung der allgemeinen Mail-Accounts, Organisation von Meetings, Organisation von Reisen der Partner und Consultants, Büromaterial, Post, Verwaltung der digitalen Ablage, allgemeine Korrespondenz.
- Unterstützung Geschäftsleitung & Verwaltungsrat: Vorbereitung und Nachbearbeitung von GL- und VR-Sitzungen, Erstellung Geschäftsbericht und Vertragswesen.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
- Mehrjährige Tätigkeit im Office-Management
- Gute Kenntnisse im Finanz- und Personalwesen in einem KMU
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Gestalterisches und grafisches Flair sowie Kenntnisse zu Adobe Creative Cloud und Canva von Vorteil
- Sorgfältige, selbständige und strukturierte Arbeitsweise
- Freude an Organisation, Zahlen und Kommunikation
Wir bieten:
- Abwechslungsreiche Aufgaben mit Gestaltungsspielraum
- Kurze Entscheidungswege und enge Zusammenarbeit im kleinen Team
- Flexibles Teilzeitmodell und Homeoffice-Möglichkeiten sowie Arbeitsplatz im Herzen von Zürich
- Ein motiviertes, professionelles und kollegiales Team in einem unkomplizierten Umfeld.
- Eine umfassende Einarbeitung.