Office Manager:in (50 %) – HR / Administration / Finanzen / Kommunikation / Stabsfunktionen
JOM Architekten GmbH ist ein Architekturstudio mit Sitz in Zürich. Wir realisieren anspruchsvolle Projekte mit hohem gestalterischem Anspruch und engagieren uns für eine klimaneutrale, gebaute Umwelt. Unser Arbeitsumfeld ist geprägt von kurzen Entscheidungswegen, Eigenverantwortung und einer offenen, kollegialen Kultur.
Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine erfahrene, selbständig arbeitende Persönlichkeit im Office Management (50 %), die administrative, personelle, finanzielle und Kommunikatons-Themen souverän und eigenständig übernimmt.
Deine Aufgaben
In dieser vielseitigen Funktion bist du Dreh- und Angelpunkt im Büro und arbeitest eng mit der Geschäftsleitung zusammen:
HR & Administration
- Selbständige Abwicklung der Personaladministration von Eintritt bis Austritt
- Pflege und Weiterentwicklung von Arbeitsverträgen, Personalreglementen und internen Richtlinien
- Ansprechperson für Mitarbeitende in administrativen und personalrelevanten Fragen
- Organisation interner Anlässe sowie Unterstützung bei Teamthemen
- Aufbau, Pflege und Optimierung von Ablage‑ und Verwaltungsstrukturen
Finanzen & Controlling
- Verantwortung für Rechnungswesen
- Führung von Budget‑, Forecast‑ und Liquiditätsübersichten
- Unterstützung bei Monats‑ und Jahresabschlüssen
- Aktive Optimierung und Automatisierung von administrativen und finanziellen Prozessen
Office & GL‑Support
- Administrative Entlastung der Geschäftsleitung
- Koordination von Terminen, Sitzungen und internen Abläufen
- Drehscheibenfunktion zwischen internen und externen Anspruchsgruppen
- Erweiterungsmöglichkeit von Stabaufgaben je nach Qualifikation und Interessen in den Bereichen Vertrags- und Offertwesen, Kommunikation, SocialMedia, Unterstützung im Sales- und Akquisitionsprozess
Das bringst du mit
- Selbständige, strukturierte und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
- Hands‑on‑Mentalität, vernetztes Denken und hohes Verantwortungsbewusstsein
- Schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft, neues sich schnell und strukturiert aneignen können
- Diskretion, Zuverlässigkeit und ausgeprägte soziale Kompetenz
- Mehrjährige Erfahrung im Office Management und GL-Assistenz, idealerweise in einem architekturverwandten Unternehmen
- Fundierte Kenntnisse in HR‑Administration und Finanzprozessen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Das bieten wir dir
- Eine verantwortungsvolle, vielseitige Teilzeitstelle (50 %)
- Viel Eigenständigkeit und Vertrauen in deine Arbeitsweise
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch Möglichkeit von flexiblen Arbeitszeiten
- Ein inspirierender Arbeitsort mitten in Zürich-West
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
- Ein professionelles, wertschätzendes, durchmischtes Team
Interessiert?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit vollständigem Lebenslauf.