Founded in 1944, BBR VT International Ltd is the Technical Headquarters and Business Development Centre for the BBR Network franchise. This leading international group of specialized contractors provides engineering systems for diverse structure types and delivers innovation and technical excellence in the field of post-tensioning and stay cables. As the largest franchise of its kind in the world, the BBR Network continuously strives to meet changing market requirements and in the last years has successfully grown both in terms of the number of territories covered, as well as post-tensioning and stay cable strand tonnage.
We are looking for an English and German speaking person to join our international team as of mid-March or by appointment.
Administrative Assistant
Reports to CEO (reporting lines may change from time to time)
Workload 50-60% with flexibility to increase workload to 80-100% in the future if required
In this varied function, you will be responsible for the following tasks, among others
General Administration
- Handling general office tasks, such as filing, generating reports and presentations, setting up for meetings, etc
- Organization of logistics for office shipments, couriers, postage (incl. packing of materials)
- Mail collection and distribution
- Travel & accommodation management together with external consultant (booking flights, cars, hotels, restaurants, etc)
- Time sheet controlling
- Staff & office credit card controlling
- Support HR activities such as job postings, reviewing incoming applications, arranging interviews, introduction of new staff, visa applications, work permits (incl. renewals), etc
- Monitor staff holiday and sick leave, ensure company policies are followed
- Monitor staff travel expenses, ensure company policies are followed
- Address and CRM database management
- Monitor, maintain and reorder office stationery supplies
- Front office reception support
- Answering, screening and redirecting calls; greet and assist visitors
Events Management
- In collaboration with the company management identify, evaluate and propose attractive locations for the company’s annual global conference
- Organize the company’s annual global conference and related individual events, accommodation, tours, transportation, meals, gala dinner
- Organize location and travel arrangements for the company’s Board of Directors and company related meetings
- Support team to organize regional trainings (travel, shipments, support delegates, etc.)
- Support team to organize conferences, seminars and exhibitions (shipments, exhibition booth organization, etc.)
- Proactively approach and support guests/delegates of company events, anticipate the needs of others in order to ensure their seamless and positive experience
- Identify and negotiate with vendors/suppliers to achieve the most favorable terms
- Monitor expenses and control budget
Accounting / Bookkeeping
- Support Head of Finance with accounting duties
- Booking of receivables, payables, reminders, etc
- E-banking
Other duties
- Support marketing team with organizing giveaways, reference lists, project & photo databases, etc
- Support Supervisor to generate reports, transcribe minutes from meetings, create presentations, and conduct research
Your profile
- Professional certificate/degree in commercial/business administration and/or related field (e.g. “KV Abschluss”)
- At least 5 years prior professional business administrative experience
- Knowledge or experience of general accounting/bookkeeping is a big advantage
- Proven events management experience is a plus
- Excellent written and spoken German and English; Additional languages are an advantage
- Proficiency in MS Office
- Excellent reporting skills
- Strong planning, organizational and multitasking skills
- Problem-solving skills with solution orientation mind-set
- Great interpersonal and communication skills, customer-oriented and smart appearance
- Very reliable, strong work ethic
- Attention to detail and a high level of accuracy and confidentiality
- Courteous, well-mannered, collaborative team player
- Enjoy general administrative and office duties
We offer you an interesting, challenging and varied work environment in an internationally operating company and the opportunity to actively participate in shaping our small, pleasant team.
We look forward to receiving your application!
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Gegründet 1944, BBR VT International Ltd. ist das technische Headquarter und das Business Development Center des globalen BBR Networks. Diese führende internationale Gruppe spezialisierter Bauunternehmen bietet Ingenieursysteme für verschiedene Bauwerkstypen an und liefert Innovation und technische Exzellenz auf dem Gebiet der Vorspannung und Schrägseile. Als weltweit grösstes Franchiseunternehmen seiner Art ist das BBR Network ständig bestrebt, den sich ändernden Marktanforderungen gerecht zu werden und ist in den letzten Jahren sowohl in Bezug auf die Anzahl der abgedeckten Gebiete als auch auf die Vorspann- und Schrägseillitzen-Tonnage erfolgreich gewachsen.
Administrative Assistentin
Berichtet an den CEO (Berichtslinien können sich von Zeit zu Zeit ändern)
Arbeitspensum 50-60% mit der Flexibilität, das Arbeitspensum in Zukunft bei Bedarf auf 80-100% zu erhöhen
In dieser abwechslungsreichen Funktion betreuen Sie u.a. folgende Aufgaben
Allgemeine Administration
- Erledigung allgemeiner Bürotätigkeiten, wie z. B. Ablage, Erstellen von Berichten und Präsentationen, Vorbereitung von Meetings etc.
- Organisation der Logistik für Büroversand, Kuriere, Porto (inkl. Verpackung von Materialien)
- Postabholung und -verteilung
- Reise- und Unterkunftsmanagement in Zusammenarbeit mit einem externen Berater (Buchung von Flügen, Autos, Hotels, Restaurants, etc.)
- Überwachung und Pflege des Zeiterfassungssystems
- Mitarbeiter- & Büro-Kreditkarten-Controlling
- Unterstützung von HR-Aktivitäten wie Stellenausschreibungen, Prüfung eingehender Bewerbungen, Organisation von Vorstellungsgesprächen, Einführung neuer Mitarbeiter, Visumsanträge, Arbeitserlaubnisse (inkl. Verlängerungen), etc.
- Überwachung der Urlaubs- und Krankheitszeiten der Mitarbeiter, Sicherstellung der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien
- Überwachung der Reisekosten der Mitarbeiter, Sicherstellung der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien
- Verwaltung der Adress- und CRM-Datenbank
- Überwachung, Pflege und Nachbestellung des Büromaterials
- Unterstützung des Empfangs im Front Office
- Entgegennahme, Prüfung und Weiterleitung von Anrufen; Begrüssung und Betreuung von Besuchern
Event Management
- In Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung Identifizierung, Bewertung und Vorschlag attraktiver Standorte für die jährliche globale Konferenz des Unternehmens
- Organisation der jährlichen globalen Konferenz des Unternehmens und der damit verbundenen Einzelveranstaltungen, Unterkunft, Touren, Transport, Mahlzeiten, Gala-Dinner
- Organisieren des Standorts und der Reisevorbereitungen für den Vorstand des Unternehmens und unternehmensbezogene Meetings
- Unterstützung des Teams bei der Organisation von regionalen Schulungen (Reisen, Transporte, Unterstützung von Delegierten, etc.)
- Unterstützung des Teams bei der Organisation von Konferenzen, Seminaren und Ausstellungen (Transporte, Organisation von Messeständen, etc.)
- Proaktives Ansprechen und Unterstützen von Gästen/Delegierten bei Firmenveranstaltungen, Antizipieren der Bedürfnisse anderer, um deren nahtlose und positive Erfahrung zu gewährleisten
- Identifizieren und verhandeln mit Verkäufern/Lieferanten, um die günstigsten Konditionen zu erzielen
- Überwachen der Ausgaben und Kontrolle des Budgets
Rechnungswesen / Buchhaltung
- Unterstützung des Leiters der Finanzabteilung bei buchhalterischen Aufgaben
- Buchen von Forderungen, Verbindlichkeiten, Mahnungen, etc. (Kreditoren- und Debitorenwesen)
- E-Banking
Weitere Aufgaben
- Unterstützung des Marketing-Teams bei der Organisation von Werbegeschenken, Referenzlisten, Projekt- und Fotodatenbanken, etc.
- Unterstützung des Supervisors bei der Erstellung von Berichten, Transkription von Sitzungsprotokollen, Erstellung von Präsentationen und Durchführung von Recherchen
Ihr Profil
- Berufsabschluss im kaufmännischen/betriebswirtschaftlichen und/oder gleichwertige Ausbildung (z.B. KV-Abschluss")
- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich
- Kenntnisse oder Erfahrungen in allgemeiner Buchhaltung/Bilanzierung sind von Vorteil
- Nachgewiesene Erfahrung im Eventmanagement ist ein Plus
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachen sind von Vorteil
- Sehr gute Kenntnisse in den gängigsten MS-Office Programmen
- Organistionstalent mit einer Hands-on-Mentalität
- Ausgeprägte Planungs-, Organisations- und Multitaskingfähigkeiten
- Problemlösungsfähigkeiten mit lösungsorientierter Denkweise
- Sehr gute zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, kundenorientiertes und gepflegtes Auftreten
- Sehr zuverlässig, hohe Arbeitsmoral
- Liebe zum Detail und ein hohes Mass an Genauigkeit und Vertraulichkeit
- Höflich, gute Manieren, kooperativer Teamplayer
- Freude an allgemeiner Administration und Bürotätigkeiten
Wir bieten Ihnen ein interessantes, anspruchsvolles und abwechslungsreiches Tätigkeitsumfeld in einem international agierenden Unternehmen und die Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung in unserem kleinen, angenehmen Team.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!