Administrative / Office Assistant
About the position
Responsibilities
- Empfangen und Betreuung der Gäste.
- Agieren bei kurzfristigen Änderungen und Sicherstellen höchster Effizienz durch eine reibungslose und effektive Kommunikation.
- Organisieren von Reisen und Seminaren für in- und externen Anlässen.
- Kontrolle und Erstellung von internen Berichten und Newsletter.
- Erstellung und Verwaltung von interner SharePoint-Seite.
- Annehmen und Weiterleiten von eingehenden Anrufen.
- Sicherstellen, dass der Empfangsbereich sowie die Meetingräume, Büros ordentlich und präsentabel sind und dass das benötigte Büromaterial vorhanden ist.
- Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen.
- Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen.
- Kontaktaufnahme mit externen Anbietern (Reinigungsdienste, Kurierdienste, Vermieter usw.) und Führung der entsprechenden Ablage.
- Bereitstellen von grundlegenden und einfachen Informationen, persönlich sowie per Telefon/E-Mail.
- Annahme, Sortierung und Verteilung der täglichen Post/Lieferungen.
- Verwaltung der Parkplätze.
- Vorbereiten und Versand von Gutscheinen/Mitarbeitergeschenken.
- Führen und Kontrolle des Kassenbuches.
- Führen von Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
- Unterstützung vor Ort bei Veranstaltungen ausserhalb des Unternehmens.
Requirements
- Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung.
- Nachgewiesene Berufserfahrung als Rezeptionist, Empfangsmitarbeiter oder in einer ähnlichen Funktion.
- Stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Fundiertes Know-How der gesamten MS-Office Palette.
- Gewinnende Persönlichkeit mit ausgeprägter präziser und effizienter Arbeitsweise, schneller Auffassungsgabe, sowie der nötigen Diskretion.
- Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeiten und mögliche Arbeitseinsätze in Bern/Luzern.
- Hohes Mass an Dienstleistungs- und Kundenorientierung sowie hoher Qualitätsanspruch.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten.
- Multi-Tasking- und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit zur Priorisierung.
- Can Do Attitude und Hands-on Mentalität.
Für diese Vakanz arbeiten wir leider nicht mit Personalvermittlungen.
Benefits
- Vielseitige Tätigkeit in einem spannenden und interessanten Technologie Umfeld.
- Innovatives und sympathisches Team.
- Abwechslungsreiches Aufgabengebiet ohne Langeweile.
- Individuelle persönliche sowie fachliche Weiterbildung und Entwicklung.
- Hohes Mass an Selbständigkeit und Eigenverantwortung.
- Gestaltungsspielraum.
- Du-Kultur.
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Löwenstrasse 11, 8001 Zürich, Switzerland