Das Zentrum für Frühförderung (ZFF), Kinder- und Jugenddienst des Erziehungsdepartements Basel-Stadt, richtet sich an Familien mit Säuglingen, Klein- und Vorschulkindern bis zum Kindergarteneintritt und bietet Förderung, Beratung, Therapie und Elternbildung an. Das ZFF ist in den Bereichen Frühe Deutschförderung, Logopädie, Frühförderung und Sozialarbeit und Präventionsprogramme aufgeteilt. Die Administration unterstützt das Leitungsteam vom ZFF in administrativen und organisatorischen Bereichen sowie gewährleistet den persönlichen und telefonischen Empfang der Besuchenden, erfasst und pflegt die Daten und organisiert die Akten. Wir suchen per 1. September 2022 oder nach Vereinbarung eine
Leitung Administration
80%
Ihre Aufgaben
Zu Ihren Aufgaben gehören die personelle, organisatorische und fachliche Leitung des Administration-Teams, bestehend aus zwei Mitarbeitenden sowie einer/m Lernende/n. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Aufgaben im Zusammenhang mit dem ZFF-Betrieb effizient und termingerecht erfüllt werden. Dazu gehört der Empfang von Besuchenden, telefonische Auskünfte und Beratung von Eltern, die Bearbeitung von Anmeldungen, die Weitergabe von Unterlagen an interne und externe Stellen und das Erstellen von Dokumenten und Pflegen der Einträge in komplexen Datenbanken. Sie unterstützen mit Ihrem Team das Leitungsteam sowie die Mitarbeitenden am ZFF bei organisatorischen und administrativen Leistungen. Dazu gehören auch das Rechnungswesen und die Kommunikation von Informationen an das ZFF-Team sowie nach aussen. Sie sind Mitglied des Leitungsteams, dessen Sitzungen Sie protokollieren, sowie vor- und nachbereiten. Sie entwickeln organisatorische und administrative Prozesse weiter und halten dabei schlanke Abläufe im Auge. Dies geschieht in enger Zusammenarbeit mit dem Leitungsteam ZFF. Wenn nötig nehmen Sie Einsitz in Arbeitsgruppen.
Unsere Anforderungen
Für diese anspruchsvolle Tätigkeit verfügen Sie über eine kaufmännische Ausbildung und haben bereits Lernende ausgebildet. Erfahrung im Verwaltungs- und/oder Bildungsbereich ist von Vorteil. Idealerweise haben Sie sich in der Leitungs-, Management- und/oder Organisationsthematik weitergebildet. Sie sind es gewohnt selbständig, kooperativ und wirkungsorientiert zu arbeiten. Ausserdem sind Sie äusserst kommunikativ, flexibel, diskret, teamfähig und sehr sicher im schriftlichen Ausdruck in Deutsch. Zudem verfügen Sie über gute Kenntnisse einer Fremdsprache in Wort und Schrift.
Unser Angebot
Wir bieten Ihnen eine vielfältige und anspruchsvolle Tätigkeit in einem innovativen Team sowie attraktive Anstellungsbedingungen und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten. Bei uns treffen Sie auf einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz, der sich in nächster Nähe zum Bahnhof SBB befindet. Am Zentrum für Frühförderung finden Sie die optimale Grundlage für eine interdisziplinäre Zusammenarbeit im Frühbereich.
Bewerbung
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