Operations & Office Manager (80–100%)
Standort: Zürich
Eintritt: nach Vereinbarung
Über uns
myndset begleitet Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene und Familien in herausfordernden Situationen – von Berufsintegration/IV-Coaching über sozialpädagogische Familienhilfe bis zu schulischen Timeouts und einer Tagesschule. Wir arbeiten verbindlich, professionell und mit hohen Qualitätsansprüchen.
Zur Entlastung der Geschäftsleitung suchen wir eine administrative Schlüsselperson, die den Überblick behält und sicherstellt, dass organisatorisch alles rund läuft.
Ihre Aufgaben
Administration und Koordination für vier Angebote:
Berufsintegration (IV-Coaching)
Sozialpädagogische Familienhilfe
Timeout (Myndsetting)
Tagesschule (Myndsetting)
Drehscheibenfunktion: Triage von Anfragen, Koordination interner Abläufe und externer Schnittstellen
Termin- und Korrespondenzmanagement sowie Protokollführung inkl. Nachverfolgung von Aufgaben
Koordination von Fristen, Pendenzen und Dokumenten; Sicherstellen vollständiger Unterlagen
Pflege und Strukturierung von digitalen Dossiers und Vorlagen (Microsoft 365)
Unterstützung bei administrativen Prozessen rund um Leistungsnachweise/Abrechnungen
Mitarbeit bei der Weiterentwicklung von Standards, Vorlagen und effizienten Workflows
Pragmatischer Einsatz von KI-Tools (z.B. Entwürfe, Zusammenfassungen, Vorlagen) – datenschutzkonform
Ihr Profil
Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion (Office/Operations Management, Administration/Koordination, GL-Assistenz o.ä.)
Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Selbständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Sicheres, professionelles Auftreten sowie stilsichere schriftliche Kommunikation
Sehr gute Kenntnisse in M365 (Outlook, Teams, Planner, SharePoint/OneDrive etc.)
Digitale Affinität inkl. KI-Kompetenz: Sie nutzen KI im Alltag effizient und verantwortungsvoll
Hohe Diskretion und sorgfältiger Umgang mit sensiblen Daten
Strukturierte, pragmatische Arbeitsweise – auch bei hohem Tempo
Wir bieten
Eine zentrale Rolle mit viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum
Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und kurze Entscheidungswege
Sinnstiftende Arbeit in einem professionellen Umfeld