Operations & Office Manager:in (80–100%)

Standort: Zürich
Eintritt: nach Vereinbarung

myndset begleitet Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene und Familien in herausfordernden Situationen – von Berufsintegration/IV-Coaching über sozialpädagogische Familienhilfe bis zu schulischen Timeouts und einer Tagesschule. Wir arbeiten verbindlich, professionell und mit hohen Qualitätsansprüchen.

Zur Entlastung der Geschäftsleitung suchen wir eine administrative Schlüsselperson, die den Überblick behält und sicherstellt, dass organisatorisch alles rund läuft.

• Administration und Koordination für vier Angebote:

  • Berufsintegration (IV-Coaching)

  • Sozialpädagogische Familienhilfe

  • Timeout (Myndsetting)

  • Tagesschule (Myndsetting)

• Drehscheibenfunktion: Triage von Anfragen, Koordination interner Abläufe und externer Schnittstellen

• Termin- und Korrespondenzmanagement sowie Protokollführung inkl. Nachverfolgung von Aufgaben

• Koordination von Fristen, Pendenzen und Dokumenten; Sicherstellen vollständiger Unterlagen

• Pflege und Strukturierung von digitalen Dossiers und Vorlagen (Microsoft 365)

• Unterstützung bei administrativen Prozessen rund um Leistungsnachweise/Abrechnungen

• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung von Standards, Vorlagen und effizienten Workflows

• Pragmatischer Einsatz von KI-Tools (z.B. Entwürfe, Zusammenfassungen, Vorlagen) – datenschutzkonform

• Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion (Office/Operations Management, Administration/Koordination, GL-Assistenz o.ä.)

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Selbständigkeit und Verantwortungsbewusstsein

• Sicheres, professionelles Auftreten sowie stilsichere schriftliche Kommunikation

• Sehr gute Kenntnisse in M365 (Outlook, Teams, Planner, SharePoint/OneDrive etc.)

• Digitale Affinität inkl. KI-Kompetenz: Sie nutzen KI im Alltag effizient und verantwortungsvoll

• Hohe Diskretion und sorgfältiger Umgang mit sensiblen Daten

• Strukturierte, pragmatische Arbeitsweise – auch bei hohem Tempo

• Eine zentrale Rolle mit viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und kurze Entscheidungswege

• Sinnstiftende Arbeit in einem professionellen Umfeld