Swissmem vereint die schweizerische Maschinen-, Elektro- und Metall-Industrie sowie verwandte technologieorientierte Branchen. Als einer der bedeutendsten Wirtschaftsverbände und Arbeitgeberorganisationen der Schweiz vertritt Swissmem die Interessen der Unternehmen und der Branche gegenüber Politik, Behörden und der Öffentlichkeit und wirkt als Dienstleistungszentrum für über 1400 Mitgliedfirmen – vom KMU bis zum Grossbetrieb. Der Geschäftsbereich «Berufsbildung» von Swissmem ist führend in der Weiterentwicklung brancheneigener Berufe.
Das Ressort DIT – Digitalisierung, Innovation und Technologie unterstützt Mitgliedsfirmen, ihre Innovationsfähigkeit und damit die Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen. Dabei vermittelt Swissmem Innovations- und Technologieinformationen, stellt den Technologietransfer von und in die Akademie sicher, bietet Dienstleistungen, Werkzeuge und Methoden und vernetzt zur Förderung und Finanzierung. Dies auf der Basis eines breiten Netzwerks von Industrie- und Innovationsakteuren.
Für unsere Geschäftsstelle in Zürich-West suchen wir eine/n
«Tauche ein in die Welt der Schweizer Industrie und Technologietrends»
Deine Rolle:
In dieser vielseitigen Assistenzfunktion unterstützt du die Bereichsleitung sowie ausgewählte Ressortleitungen organisatorisch, administrativ und koordinativ. Du bist eine zentrale Drehscheibe im Tagesgeschäft, sorgst für reibungslose Abläufe und behältst auch in einem dynamischen Umfeld stets den Überblick.
Dein Aufgabenbereich:
Sitzungs- & Gremienorganisation
- Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von internen und externen Sitzungen, Workshops, Klausuren und Gremien
- Koordination von Terminen für Bereichsleitung und Teams
Veranstaltungs- & Reiseorganisation
- Organisation und Betreuung von Veranstaltungen, Seminaren, Webinaren und Konferenzen
- Reiseorganisation für Bereichsleitung und Team inkl. Termin- und Programmplanung
Administrative Assistenz
- Umfassende administrative Unterstützung der Bereichsleitung und Ressortleitungen
- Agenda- und Pendenzenmanagement
Dokumentation & Kommunikation
- Pflege und Aktualisierung von MS Teams, Intranet, Extranet und CRM
- Korrekturlesen von Texten sowie Koordination von Übersetzungen
- Erstellung und Auswertung von internen und externen Umfragen
Finanzen & Controlling
- Prüfung, Kontrolle und Visierung von Rechnungen
- Überwachung von Budgets und Ausgaben
Mitarbeitereinführung & Organisation
- Organisation und Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender
Weitere Aufgaben
- Stellvertretungen innerhalb der Organisation
- Administrative Sonderaufgaben und Ad-hoc-Unterstützung
- Zentrale Ansprechperson für interne Anliegen (inkl. kleiner Alltagsaufgaben)
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Bereichs- oder Geschäftsleitungsebene
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und hohe Selbstständigkeit
- Gepflegte Umgangsformen, Diskretion und Zuverlässigkeit
- Verständnis für Verbandspolitik mit liberalen Wirtschaftsinteressen
- Gute Englisch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute MS-Office- und M365-Kenntnisse (Teams, SharePoint) und CRM-Systemen, als auch gängigen KI-Tools
- Perfekte und stilsichere Deutschkenntnisse
Das erwartet dich:
- Dynamisches, heterogenes und offenes Team
- Moderner Arbeitsplatz im Zürcher Trendviertel Kreis 5 (beim Toni-Areal)
- Einblicke in verschiedenste Industrieunternehmen
- Freude an viel spannender Arbeit
- Ein grosses und inspirierendes Netzwerk
Haben wir Dein Interesse geweckt? Wir freuen uns auf die Zustellung Deiner vollständigen Bewerbungsunterlagen an bewerbung-di@swissmem.ch Dr. Adam Gontarz, Bereichsleiter DIT, Mitglied der Geschäftsleitung
Informationen zu unserer Organisation findest Du unter www.swissmem.ch