Verlässlichkeit, Sorgfalt und Koordination auf höchstem Niveau
Unsere Kundin ist eine international tätige Beteiligungsgesellschaft mit Sitz in der Schweiz. Zur Entlastung für das rund 20-köpfige Team in Zürich suchen wir eine erfahrene und lernfreudige, belastbare und flexible Persönlichkeit mit Gestaltungsanspruch. Sie dürfen sich auf ein motiviertes Team, attraktive Büroräumlichkeiten und ein interesantes Umfeld freuen!
Ihre Aufgabe
Als schlagkräftiges Team sorgen Sie mit Ihrer Vorgesetzten bzw. Kollegin dafür, dass der gesamte Betrieb im Hintergrund reibungslos läuft: Sie kümmern sich um die tägliche Postbearbeitung, Terminplanung, Reiseorganisation, Gästebewirtung, Materialbestellungen und vieles mehr. Gemeinsam verantworten Sie das gesamte Office & Facility Management. Sie sind die Drehscheibe, die das Management, den Verwaltungsrat und Ihre Kolleg:innen in den unterschiedlichsten Belangen unterstützt und triagieren als erste Anlaufstelle sämtliche externen Anliegen. Sie assistieren dem Management Team und unterstützen bei diversen Legal, Compliance und HR-Belangen, wirken aktiv im Corporate Housekeeping mit und verwalten die physische und elektronische Ablage. Generell führen Sie Regie hinter den Kulissen – sei es bei statutarischen Prozessen, der Durchführung von Generalversammlung und VR-Sitzungen oder deren Vor- und Nachbereitung. Je nach Interesse bringen Sie sich auch in Marketingprojekte ein und übernehmen Verantwortung, wo immer möglich. Dabei verbinden Sie Koordinationstalent mit einem hohen Qualitätsanspruch – ob Unterlagen, Protokolle oder organisatorische Abstimmungen – all das trägt Ihre Handschrift und prägt Ihren Eindruck nach aussen!
Ihr Profil
Ihre fachliche Ausrüstung umfasst eine kaufmännische Grundausbildung oder ein abgeschlossenes Studium, ergänzt durch einige Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion – idealerweise im Corporate- oder Kanzlei-Umfeld. Sie denken mit, packen an und arbeiten sich mit Neugier und Eigeninitiative auch in neue Themen ein. Struktur, Verlässlichkeit und ein Auge fürs Detail zeichnen Sie ebenso aus wie Flexibilität und die Fähigkeit, die richtigen Prioritäten zu setzen. Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und mit einem ausgeprägten Sinn für Qualität und Details. Dank Ihres Organisationstalents, und Ihrer Weitsicht, bewahren Sie stets den Überblick und entlasten Ihre Vorgesetzten im hoch-dynamischen Alltag effektiv. Mit Ihrem Sinn für Ownership und „Can-do-Mentalität“ scheuen Sie keine Mühe, um Dienstleistung auf höchstem Niveau zu erbringen. Gleichzeitig kommunizieren Sie klar, respektvoll und situationsgerecht, setzen Prioritäten mit Augenmass und agieren mit Fingerspitzengefühl und diplomatischem Geschick. Vertrauenswürdigkeit, Teamwork und Ihre aufgestellte Persönlichkeit sind Ihr Erfolgsgeheimnis. IT-Anwendungen sind für Sie selbstverständliches Handwerkzeug und Sie kommunizieren stilsicher auf Deutsch wie auch auf Englisch. Kurz: Sie wirken mit Herz, Verstand und Hands-on-Mentalität – dann sind Sie die ideale Ergänzung für dieses Team.
Laura Pohl freut sich darauf, Sie kennenzulernen und dankt Ihnen für die Zusendung Ihrer kompletten Bewerbungsunterlagen im PDF-Format (Motivationsschreiben, CV, Arbeits- und Abschusszeugnisse) in elektronischer Form auf unserem Bewerberportal.
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