Fachspezialist:in Kanzlei (Studienadministration) (m/w/d)
Die Kanzlei der ETH Zürich ist verantwortlich für die zentrale Administration des Student Life Cycle von über 20'000 Studierenden. Ein gut eingespieltes, motiviertes Team von 13 Personen begleitet die Studierenden administrativ von Eintritt bis Austritt durch ihre Studienzeit an der ETH Zürich. Die Kanzlei ist die zentrale Anlaufstelle für Fragen rund um die Semestereinschreibung, Urlaubsanträge, Semestergebühren, den Wechsel vom Bachelor- ins Masterstudium, Immatrikulation, Exmatrikulation und der Abschlussunterlagen.
Per 1. November 2025 oder nach Vereinbarung suchen wir eine oder einen
Fachspezialist:in
für die Administration der Fachstudierenden und Hörer:innen sowie für die Bearbeitung allgemeiner Anfragen und Gesuche.
Stellenbeschreibung
Als Fachspezialist:in administrieren Sie die Fachstudierenden und Hörer:innen selbstständig von Zulassung bis Austritt. Sie sind Ansprechperson für die Fachstudierenden und Hörer:innen sowie die Studiensekretariate und verschiedene Bereiche der Zentralen Organe. Sie pflegen die Informationen auf der Webseite und entwickeln den Sachbereich kontinuierlich weiter. Insbesondere unterstützen Sie die Digitalisierung und Optimierung der Prozesse im Rahmen der aktuell anlaufenden Erneuerung der Lehrbetriebsapplikationen (Projekt Digital Campus Lehrbetrieb).
Zudem engagieren Sie sich im Tagesgeschäft der Kanzlei. Sie bearbeiten selbstständig die allgemeinen Anfragen und Gesuche per E-Mail, Telefon und am Schalter, einschliesslich das Ausstellen von Studienbescheinigungen.
Ausserdem vertreten Sie die Fachspezialistin, die für die Administration der Studierenden der Didaktischen Ausbildung zuständig ist, in deren Abwesenheit.
Profil
Wir suchen eine oder einen Kolleg:in mit
- einer hohen Dienstleistungsorientierung und einer selbstständigen und teamorientierten Arbeitsweise.
- einer Ausbildung mindestens auf Stufe EFZ, idealerweise KV.
- mehrjähriger Arbeitserfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder im Bildungsbereich.
- fliessenden Deutsch- und Englischkenntnissen.
- Erfahrung in der Arbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen.
- einer Affinität für die Digitalisierung und Offenheit gegenüber Veränderungen.
- der Bereitschaft, die Arbeitszeit den saisonalen Schwankungen anzupassen. Die Arbeiten in der Kanzlei fallen das ganze Jahr hindurch an, mit einer Spitze im März/April und September/Oktober.
Wir bieten
- eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an einer der renommiertesten Hochschulen der Welt
- ein engagiertes und motiviertes Team
- attraktive Arbeitsbedingungen
Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH ZürichDiversität ist uns wichtig
Im Einklang mit
unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer
Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können.
Neugierig? Sind wir auch.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:
- Motivationsschreiben
- Lebenslauf
- Zeugnisse
Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.
Weitere Informationen zur Kanzlei finden Sie auf unserer Webseite. Für Auskünfte und Rückfragen steht Ihnen Patricia Moser, Leiterin Kanzlei, ab dem 23. Juni 2025 zur Verfügung (patricia.moser@akd.ethz.ch). Vorher darf gerne Sonja Blum, stellvertretende Leiterin Kanzlei, kontaktiert werden (E-Mail sonja.blum@akd.ethz.ch).
Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.
Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.
Über die ETH Zürich
Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.