Verwaltungssekretär/in

Technische Berufsschule Zürich TBZ

Die Technische Berufsschule Zürich TBZ ist Kompetenzzentrum für die Grund- und Weiterbildung in den Bereichen Automobiltechnik, Informationstechnik, Elektro/Elektronik, Veranstaltungstechnik und Augenoptik.
Über 3600 Lernende werden von rund 200 Lehrpersonen unterrichtet.
Zur Verstärkung unseres Verwaltungsteams der Schule suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine motivierte und engagierte Persönlichkeit.

• Unterstützung des Sekretariats in administrativen und organisatorischen Belangen
• Bearbeitung der Korrespondenz (E-Mail, Telefon, Schalter) sowie allgemeine Sekretariatsarbeiten
• Organisation und administrative Vorbereitung von Sitzungen (Einladungen, Traktanden, Raumreservation, Protokollführung und Pendenzenmanagement)
• Mitarbeit bei der Organisation von Unterrichtsumstellungen, Kursen und Veranstaltungen
• Unterstützung bei schuladministrativen Prozessen (z.B. Zeugnisse, Qualifikationsverfahren, Datenpflege)
• Mitarbeit in der Personaladministration (z. B. Ein- und Austritte, Mutationen, administrative Koordination)
• Unterstützung im Rekrutierungsprozess (Terminorganisation, Kommunikation mit Bewerbenden, Einholen von Unterlagen)
• Mithilfe bei der Organisation von internen Anlässen
• Mitarbeit bei der Verwaltung von Räumen
• Pflege und Bewirtschaftung von Dokumenten, Vorlagen und Ablagen (SharePoint/DMS)
• Unterstützung bei Projekten und Prozessoptimierungen im administrativen Umfeld
• Ansprechpartner/in für interne und externe Anspruchsgruppen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ
• Mehrjährige Berufserfahrung von Vorteil, idealerweise in einem Schulsekretariat
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365
• Offenheit gegenüber neuer Schulsoftware
• Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent sowie hohe Dienstleistungsorientierung
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Freude am Arbeiten in einem dynamischen Schulumfeld und Kontakt mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen

• Sinnstiftende Tätigkeit in einem wichtigen Bildungsumfeld mit vielseitigen und interessanten Aufgaben
• Stabiler Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit langfristiger Perspektive
• Attraktive Anstellungsbedingungen nach kantonalen Richtlinien
• Wertschätzende Arbeitskultur mit flacher Hierarchie und offener Kommunikation
• Gezielte Weiterbildungsmöglichkeiten und Unterstützung bei der beruflichen Entwicklung
• Zentrale Lage in Zürich nur wenige Gehminuten vom Hauptbahnhof Zürich entfernt

Für Ihre Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Sabine Kuhn, Leiterin Zentrale Dienste (Tel. 044 446 96 01/Mail sabine.kuhn@tbz.zh.ch) gerne zu Verfügung.
Weitere Informationen zu unserer Schule finden Sie unter www.tbz.ch.