Verwaltungsassistent/-in

Kantonsschule Stadelhofen

Filiale Dübendorf

Die Kantonsschule Stadelhofen ist ein kantonales Gymnasium mit alt- und neusprachlichem, mathematisch-naturwissenschaftlichem und musischem Profil.

Im Jahr 2026 wird unsere Schule um eine Filiale in Dübendorf erweitert. Im Vollbetrieb soll sie 650 Schüler/-innen Platz bieten und neben dem Kurzgymnasium auch eine Handelsmittelschule und ein Untergymnasium umfassen. Im Sommer 2027 wird ein weiteres Gebäude in Dübendorf eröffnet – ebenfalls für 650 Schüler/-innen.

Für die Aufbauphase sowie den darauffolgenden Schulbetrieb unseres neuen Schulstandortes suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte, selbständig arbeitende Persönlichkeit als Verwaltungsassistent/-in 80-100% mit zusätzlichem Projektfokus. Sie übernehmen eine zentrale Rolle im Sekretariat und unterstützen gleichzeitig die Adjunktin mbA / Leiterin Zentrale Dienste im Aufbau des weiteren Standortes. Die Funktion verbindet klassische Schuladministration mit projektbezogenen Aufgaben in einem dynamischen Entwicklungsumfeld.
Der Donnerstag ist als fixer Arbeitstag gesetzt.

• Sie verantworten eigenverantwortlich anspruchsvolle Bereiche der Schuladministration und stellen eine termingerechte, präzise und rechtskonforme Abwicklung sicher.
• Sie sind erste Ansprechperson für Schüler/-innen, Eltern und Lehrpersonen und sorgen für einen professionellen Ablauf im Sekretariat.
• Sie behalten in intensiven Phasen den Überblick und tragen dazu bei, dass das Tagesgeschäft strukturiert und effizient funktioniert.
• Sie tragen aktiv zur Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse bei.
• Sie arbeiten aktiv beim Aufbau des neuen Schulstandortes mit, übernehmen dabei selbständig anfallende Aufgaben, sorgen für eine gewissenhafte Ausführung der projektbezogenen Aufgaben und behalten den Überblick über Pendenzen und Meilensteine.
• Sie entlasten die Adjunktin mbA / Leiterin Zentrale Dienste im Projektalltag durch selbständige Weiterbearbeitung von Aufträgen, zuverlässige Umsetzung übertragener Aufgaben und flexible Unterstützung je nach Projektstand. 
• Darüber hinaus sind Sie bereit, sowohl am Standort Zürich Stadelhofen als auch in Dübendorf zu arbeiten. Ab Sommer 2026 wird Ihr Arbeitsplatz ausschliesslich Dübendorf sein. Da es sich um einen Schulbetrieb handelt, ist Home Office nicht möglich.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung idealerweise mit Weiterbildung im Projektmanagement
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise mit Projektbezug
• Selbständige, strukturierte und flexible Hohe Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, Aufgaben selbständig zu erkennen, zu priorisieren und umzusetzen
• Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu bearbeiten und situationsgerecht selbständig oder auf Anweisung zu arbeiten
• Lösungsorientierte, flexible und belastbare Persönlichkeit mit pragmatischer Hands-on-Mentalität
• Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute IT-Kenntnisse der MS-Office-Tools (insbesondere MS Teams)

Es erwartet Sie eine interessante und abwechslungsreiche Aufgabe im nicht alltäglichen, dynamischen Umfeld einer Mittelschule. Mit Ihrem engagierten Einsatz leisten Sie einen wichtigen Beitrag für den Aufbau einer neuen Filiale und tragen die Kultur unserer Schule mit. Aufgrund Ihrer bisherigen beruflichen Tätigkeiten können Sie eigene Ideen und Erfahrungen zur Weiterentwicklung der Schule aktiv einbringen. Die Anstellungsbedingungen richten sich nach den personalrechtlichen Bestimmungen des Kantons Zürich.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen ausschliesslich über das Online-Tool ein. Bitte geben Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Ihr gewünschtes Arbeitspensum (80-100%) an.

Für Auskünfte steht Ihnen Frau Laura Sibau, Leitung Administration Filiale Dübendorf, Tel. +41 43 256 27 27, gerne zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie im Internet unter Kantonsschule Stadelhofen - Filiale Dübendorf