Office Manager:in 40 %

Departement:

Rektorat

Arbeitsbeginn:

01.11.2025 oder nach Vereinbarung

Aufgaben

• Sie koordinieren und optimieren eigenverantwortlich sämtliche administrativen und organisatorischen Abläufe als zentrale Ansprechperson der Leitung sowie für das Team.
• Sie bereiten Entscheidungsgrundlagen, Analysen und Berichte für die Leitung auf und begleiten aktiv die Umsetzung strategischer Entwicklungsprojekte.
• Sie steuern und überwachen anspruchsvolle Leitungsprozesse, verantworten das Controlling laufender Projekte und sorgen für ein professionelles Reporting.
• Sie organisieren Führungssitzungen, bereiten Workshops und Veranstaltungen eigenständig vor und nach, und stellen dabei deren reibungslosen Ablauf sicher.
• Sie agieren als Schnittstelle zu übergeordneten Gremien und sind massgeblich an der Kommunikation sowie an der Netzwerkpflege der Leitung beteiligt.
• Sie unterstützen die Leitungspersönlichkeit durch ein vorausschauendes Stakeholdermanagement und entlasten in vertraulichen und komplexen Aufgabenstellungen.

Profil

Sie bringen umfassende Erfahrung in der Projektadministration und Office-Organisation mit, idealerweise im Hochschulumfeld. Mit Ihrer strukturierten, sorgfältigen und vernetzt denkenden Arbeitsweise gestalten Sie reibungslose Abläufe und übernehmen Verantwortung für komplexe administrative Prozesse. Ihre offene, serviceorientierte und proaktive Haltung sowie Ihre Hands-on-Mentalität machen Sie zu einer zentralen Stütze im Team.

Sie verfügen über exzellente Kenntnisse in MS Office und modernen Kollaborations- sowie Projektmanagement-Tools. Selbständiges, vorausschauendes Arbeiten, ein exzellentes Zeitmanagement und ein hohes Mass an Verantwortungsbewusstsein runden Ihr Profil ab. Strategisches Denken und Kommunikationsstärke gehören ebenso zu Ihren Stärken wie die Fähigkeit, interne Schnittstellen professionell zu koordinieren und zu pflegen.

Wir freuen uns, Ihre Bewerbung bis zum 15. Oktober 2025 online entgegenzunehmen.

Dafür stehen wir

Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ist mit über 14'000 Studierenden und über 11'000 Weiterbildungsteilnehmenden sowie mit rund 3'700 Mitarbeitenden eine der grössten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz.

Die ZHAW setzt sich für geschlechtergemischte und diverse Teams ein, um Gleichstellung, Vielfalt und Innovation zu fördern.

Die Hochschulleitung hat die Strategische Initiative ZHAW entrepreneurship lanciert, mit dem Ziel, die ZHAW als Entrepreneurial University zu positionieren. In diesem Rahmen sind Sie als Office Manager:in die zentrale Schnittstelle zwischen Leitung der Initiative, dem Team und weiteren Akteuren.

Das bieten wir an

Wir bieten hochschulgerechte Arbeits- und Anstellungsbedingungen und fördern aktiv die Personalentwicklung unserer Mitarbeitenden und Führungspersonen. Eine detaillierte Beschreibung der Vorteile finden Sie auf der Seite Arbeiten an der ZHAW. Hier die wichtigsten Eckpunkte:

Kontakt

Anita Buchli
Leiterin ZHAW entrepreneurship

Irina Keiser
Recruiting Manager