Assistenz Management Services & Geschäftsleitung

Das Kompetenzzentrum APPISBERG begleitet Menschen mit besonderem Unterstützungsbedarf auf ihrem Weg in Ausbildung, Qualifizierung und Arbeit. Wir verbinden fachliche Expertise mit einer klaren Haltung: Menschen stehen im Zentrum, Entwicklung braucht Struktur, und nachhaltige Integration entsteht durch professionelle Zusammenarbeit.
In einer Phase der Weiterentwicklung und Professionalisierung stärken wir unsere Führungs- und Servicefunktionen gezielt.

Deine Rolle: Assistenz Management Services & Geschäftsleitung (60%)

Start per 1. Februar 2026 oder nach Vereinbarung

In dieser neu geschaffenen Funktion wirkst du als "Assistenz derManagement Service-Stelle" und unterstützt die Bereiche HR und Marketing sowie die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft. Du sorgst dafür, dass administrative, organisatorische und vorbereitende Aufgaben verlässlich, strukturiert und termingerecht umgesetzt werden. Du stellst sicher, dass Abläufe, Unterlagen und Informationen gut vorbereitet sind und die Service-Stelle sowie die Geschäftsleitung effizient arbeiten können. Dabei arbeitest du eng mit der Leitung der Service-Stelle zusammen und fungierst als administrative Schnittstelle zwischen Service-Stelle und Geschäftsleitung.

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Management Service-Stelle (HR, Marketing & Kommunikation und Geschäftsleitung)
• Organisation, Vor- und Nachbearbeitung von Sitzungen
• Protokollführung inkl. Nachverfolgung von Beschlüssen und vereinbarten Massnahmen
• Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Übersichten und Präsentationen 
• Koordination von Anfragen, Terminen und Informationen innerhalb der Management Service-Stelle
• Operative Unterstützung zentraler HR-Prozesse (z. B. Recruiting sowie On-/Offboarding)
• Pflege und Verwaltung von Personal-, Organisations- und Service-Dokumenten
• Administrative Organisation von Marketing- & Kommunikationsaktivitäten (Termine, Unterlagen, Events, Foundraising etc.)
• Pflege, Aktualisierung und Aufbereitung zentraler Marketing- und Kommunikationsunterlagen nach Vorgaben

• Erfahrung in einer Assistenz-, Service- oder Koordinationsfunktion in einem professionellen Umfeld
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Freude an strukturierter, zuverlässiger Arbeit
• Erfahrung in administrativen HR-Prozessen und -Tätigkeiten (z. B. Recruiting-Koordination, On-/Offboarding, Personaladministration)
• Verständnis für Marketing- und Kommunikationsprozesse sowie Routine im Arbeiten mit Präsentationen und Standardunterlagen
• Weiterbildung im Bereich Management/Assistenz (z. B. Assistenz HR, Marketing o. ä.) von Vorteil
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (Office-Anwendungen, Dokumentenablage, Termin- und Kollaborationstools)
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift
• Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und professioneller Umgang mit sensiblen Informationen
• Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und mehrere Themen parallel zu koordinieren
• Serviceorientierte, verbindliche Arbeitsweise mit einem guten Gespür für Abläufe und Zuständigkeiten
• Freude an einer unterstützenden Rolle in einem sinnstiftenden, sozialen Umfeld

• Klare Aufgaben, saubere Zuständigkeiten und eine strukturierte Zusammenarbeit innerhalb der Service-Stelle
• Ein professionelles Arbeitsumfeld, das Verlässlichkeit, Eigenverantwortung und Qualität schätzt
• Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit HR, Marketing, Finanzen und Geschäftsleitung
• Ein wertschätzendes Team und eine offene, respektvolle Arbeitskultur
• Einen Arbeitsplatz mit Lebensqualität, guter Erreichbarkeit, Parkplatz und Shuttle-Service ab Bahnhof
• Zeitgemässe Arbeitsbedingungen, die eine verlässliche Teilzeittätigkeit (60%) ermöglichen

Haben wir dich überzeugt? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung inkl. Lohnvorstellung. Über den Button «Bewerben» nehmen wir deine Unterlagen gerne online entgegen. Für Fragen wendest du dich bitte an Lukas Brenner, Leiter Geschäftsbereiche, Telefon 043 843 43 07.

Weitere Informationen zu APPISBERG findest du online unter appisberg.ch.