Assistenz der Geschäftsleitung

Maintain ist eine etablierte Facility Service Boutique in Kloten. Wir liefern unseren Kunden einen zuverlässigen Facility Service mit hohem Qualitätsstandard. Maintain versteht es, sich auf die individuellen Kundenbedürfnisse einzustellen und einen maßgeschneiderten Service zu bieten. Dazu gehört die Beratung des technischen Facility Managements und die Koordination der Partnerfirmen. Wir leben eine multikulturelle und wertschätzende Unternehmenskultur. Unsere Mitarbeiter werden laufend geschult und ausgebildet. Um das Personal, die Buchhaltung und die Administration noch weiter zu digitalisieren und optimieren, transformieren wir derzeit unsere ERP-Landschaft (SORBA/ Aduna). Zu benannten Aufgaben suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine dynamische, versierte und freundliche Persönlichkeit, die weiss schnelle Entscheidungen zu treffen und offen dafür ist, Neues zu lernen.

ASSISTENZ DER GESCHÄFTSLEITUNG ZU 80% bis 100% INKL: PERSONAL, BUCHHALTUNG, KUNDENPFLEGE, PLANUNG, EINKAUF & (IT-)ADMINISTATION

Deine Hauptaufgaben sind:

Du arbeitest eng mit den Geschäfts- und Teamleitern zusammen. Deine Aufgabe ist es, Einführungs- und Austrittsgespräche mit den Mitarbeitenden zu führen. Beschwerden von Mitarbeitern zu untersuchen und die Ethik am Arbeitsplatz zu garantieren. Die Teamarbeit und Produktivität zu fördern. Du wirst unsere Mitarbeitenden bei persönlichen und beruflichen Vorfällen unterstützen und stehst ihnen für personelle Anliegen zur Verfügung. Du trägst zu einem wesentlichen Masse zum Erfolg des Unternehmens bei, indem Du dich fürsorglich um die Mitarbeiter, deren Entwicklung und die Arbeitskultur kümmerst.

Die Pflege unserer Kunden ist ein weiterer wichtiger Baustein, und du wirst sowohl mit den Eigentümern, Verwaltungen und Mietern in Kontakt treten und Kundenbedürfnisse effizient und lösungsorientiert angehen.

Du bist zudem verantwortlich für die Buchhaltung und erste Anlaufstelle für administrative Anliegen. Die Planung und der Einkauf gehören genauso zu den wesentlichen Aufgaben dazu, um die GL zu unterstützen und einen effizienten Prozess zu gewährleisten. Mit dem Erstellen von Offerten, der Planung und Rechnungsstellung begleitest du den gesamten Prozess.

Um dies möglichst erfolgreich zu bewerkstelligen, bringst du mit: 

• Mindestens fünf Jahre Erfahrung in den besagten Themen, insbesondere administrativen Themen, Personal und Buchhaltung, sowie ERP-Systemen
• Idealerweise hast du einen Abschluss in Personalwesen, Betriebswirtschaft oder Finanzen und bist versiert im Umgang mit entsprechender Software
• Solide Computerkenntnisse und Erfahrung im Umgang mit Büroverwaltungs- (Sorba, Aduna) und Kommunikationssoftware (Office 365, Teams)
• Entschlossenheit, Entscheidungsfähigkeit, Proaktivität, sowie hervorragende verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Agieren als Anlaufstelle für Behörden (Personal & Buchhaltung), Mitarbeiter, Treuhand, Kunden und weitere externe Stakeholder
• Du hast das Zeitmanagement stets im Griff und outest dich als Organisationstalent, wenn es darum geht, die Routen der Mitarbeiter zu planen
• Kommunikations- und Teamspirit, sowie physische und psychische Belastbarkeit. Eloquente Umgangsformen gegenüber Kunden, Mitarbeiter und Vorgesetzten

Wir bieten Dir:

Ein agiles, spannendes Umfeld mit viel Freiraum für deine persönliche Entwicklung und in der Gestaltung der Arbeitszeit. Die Mitarbeit in einem jungen, dynamischen Team. Strukturierte Einarbeitung durch die Geschäftsleitung. Eine unkomplizierte, faire, weltoffene und menschliche Unternehmenskultur. Ein schöner, heller Arbeitsplatz mit modernsten Technologien inmitten von Kloten.

Fühlst du Dich angesprochen?

Dann zögere nicht und melde Dich per Nachricht oder persönlich unter +41 44 651 11 00 bei uns.
Wir freuen uns auf Dich!

Maintain GmbH
Kirchgasse 33
CH-8302 Kloten

[P.S.: Bewerbungen über und von Stellenvermittlungsagenturen können wir nicht berücksichtigen]