Operational Administrator (m/w/d) – Administration & Support (Panama-Zeitfenster)

Wir bei OPZIQ AG sind darauf spezialisiert, Komplexität in Klarheit zu verwandeln – durch intelligente Systeme, massgeschneiderte Strategien und durchdachtes Design. Von Automatisierung und KI-Integration bis hin zu Geschäftsentwicklung und operativer Unterstützung bieten wir praxisnahe Lösungen, die Unternehmen stärker, schneller und anpassungsfähiger machen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n engagierte/n Operational Administrator (m/w/d) im Bereich Administration & Support, der/die uns im Panama-Zeitfenster unterstützt.

Standort: Schweiz (Remote oder Hybrid) | Pensum: 80–100 % | Start: per sofort oder nach Vereinbarung
Arbeitszeiten (Fixzeiten):17:00–02:00 Uhr Schweiz (= 11:00–20:00 Uhr Panama; im Sommer kann es durch Zeitumstellung 18:00–03:00 Uhr werden)

Sprachen: Sehr gutes Deutsch & Englisch; Spanisch von Vorteil
Arbeitsbewilligung: CH/EU/EFTA

OPZIQ betreut internationale Kundinnen und Kunden und unterstuetzt Teams in Europa und Lateinamerika. Um Anfragen aus Panama effizient zu bearbeiten, bauen wir unsere Abend-/Nachtabdeckung (Schweizer Zeit) in der Administration aus.

Du bist die erste Anlaufstelle für administrative Supportanliegen im Panama-Zeitfenster. Von Offerten/Angeboten ueber Kunden-/Auftragserfassung bis zu Terminkoordination und Ticket-Pflege sorgst du dafür, dass alles strukturiert, nachvollziehbar und fristgerecht läuft. Du arbeitest eng mit Projektleitung, Produktion/Design und – wo nötig – externen Partnern zusammen und stellst einen sauberen Tagesabschluss inkl. Kurzdokumentation sicher.

• Offerten & Auftragsabwicklung: Angebote erstellen (Vorlagen/Preislisten), Freigaben einholen, Auftraege anlegen.

• Kunden- & Stammdatenpflege (CRM): Neuanlagen, Updates, Zuordnungen, Datenqualitaet sicherstellen

• Ticketing & Support: Anfragen entgegennehmen (E-Mail/Ticket/Chat/Telefon), triagieren, nachfassen, SLA im Blick behalten.

• Termine & Koordination: Slots mit Kund:innen und internen Teams abstimmen, Erinnerungen/Follow-ups.

• Dokumente & Ablage: Vorlagen pflegen, Belege/Bestellungen zuordnen, saubere Datei- und Versionsfuehrung.

• Reporting & Tagesabschluss: Kurzbericht zu offenen Punkten/KPIs, Uebergabe an das CH-Team fuer den Folgetag.

• 2–4 Jahre Erfahrung in Administration, Backoffice, Auftragsbearbeitung oder Customer Operations.

• Sehr sicher in Deutsch & Englisch; Spanisch ist ein Plus fuer Abstimmungen mit Panama.

• Routine mit Office 365 / Google Workspace, CRM (z. B. HubSpot, etc) und Ticketing (z. B. Zendesk, Freshdesk).

• Sorgfaeltig, strukturiert, detailorientiert; du beherrschst Priorisierung und verlaessliche Nachverfolgung.

• Hohe Serviceorientierung und klare schriftliche Kommunikation.

• Bereitschaft zu fixen Spaetschichten (17:00–02:00 Schweiz; ggf. 18:00–03:00 in der Sommerzeit) und selbstaendigem Arbeiten.

Nice to have

• Erfahrung im Agentur-/Projektumfeld.

• Basis in Automatisierungen (z. B. Make/n8n/Zapier) oder Templates/Checklisten-Aufbau.

• Eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem innovativen Unternehmen
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, remote zu arbeiten
• Ein dynamisches und internationales Team
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Eine offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien

Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wiederfinden und Teil unseres Teams werden möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Fähigkeiten in einem dynamischen und zukunftsorientierten Umfeld einzubringen.