- 29.01.2026
- 80 - 100%
- Mitarbeiter
- Festanstellung
HR Admin Coordinator (m/w/d) 80-100%
Die Oettinger Davidoff Gruppe mit einem Umsatz von über einer halben Milliarde Schweizer Franken und über 4'000 Beschäftigten auf der ganzen Welt kann ihre Wurzeln bis ins Jahr 1875 zurückführen und ist bis heute ein eigenständiges Familienunternehmen. Sie widmet sich der Herstellung, der Vermarktung, dem Vertrieb und dem Detailverkauf von Premium-Zigarren, Tabakprodukten und Accessoires. Das Geschäft mit Premium-Zigarren umfasst die Marken Davidoff, AVO, Camacho, Cusano, The Griffin's, Private Stock, Zino und Zino Platinum. Die Oettinger Davidoff Gruppe vertreibt zudem in mehreren Ländern in Generalvertretung zahlreiche Marken. Das Unternehmen ist stark in der «Crop-to-shop»-Philosophie verwurzelt und verfolgt damit den Ansatz der vertikalen Integration, von den Tabakfeldern in der Dominikanischen Republik und in Honduras bis zum weltweiten Netzwerk von 65 Davidoff Flagship Stores/Satellites und starken Vertragshändlern in über 130 Ländern.
- Verwaltung und Pflege von Personaldaten in HR-Systemen (z.B. SAP SuccessFactors, o.Ä.)
- Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und Bescheinigungen
- Koordination des Offboardings und Back-up für die Koordination des Onboardings inkl. systemischer Erfassung
- Abwicklung der Ein- und Austritte in Zusammenarbeit mit Payroll, IT und Facility Management
- Verwaltung der Langzeitabsenzen, inkl. Unfall- und Krankheitsmeldungen (mit SUNET) und Bearbeitung der Taggeldabrechnungen sowie Bearbeitung allfälliger Lohn- und Ferienkürzungen
- Verwaltung von Abwesenheiten (Ferien, Krankheit, Mutterschaft, Vaterschaft etc.)
- Überwachung, Prüfung und Korrektur der Arbeitszeiten im System sowie Koordination mit den jeweiligen Abteilungsleitern
- Mitwirkung bei lokalen HR-Projekten und Prozessen (z.B. Digitalisierung, Audits)
- Pflege der HR-Dokumente und Vorlagen in Deutsch und Englisch
- Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte in administrativen HR-Fragen
Qualifikationen und Erfahrung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung im Bereich HR (z.B. HR-Assistent*in mit eidg. Fachausweis von Vorteil)
- Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren HR-Funktion, idealerweise in einem internationalen Umfeld
- Gute Kenntnisse des Schweizer Arbeitsrecht und Sozialversicherungen
- Hohe IT-Affinität und Interesse an neuen Medien und Tools
- Sehr gute Erfahrung im SAP (SuccessFactors/ oder ähnliche HR ERP) und MS Office (Excel)
- Verwaltung und Pflege der Personaldaten im HR-System (z.B. SuccessFactors, Workday)
- Gute Kenntnisse des Schweizer Arbeitsrechts und der Sozialversicherungen
- Erfahrung in der Mitarbeit oder Leitung von HR-bezogenen Adminteil Projekten
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägter Sinn für Ordnung und Struktur
- Zuverlässige, loyale, proaktive und zugängliche Persönlichkeit
- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude an administrativen Aufgaben
- Sprachkenntnisse:
Deutsch: stilsicher in Wort und Schrift
Englisch: gute Kenntnisse
Französisch: von Vorteil - Hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit
- Kommunikative, flexible und loyale Persönlichkeit
- Selbstständige, zuverlässige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Hohes Mass an Diskretion, Genauigkeit und Engagement
Wir bieten Ihnen
- Ein agiles, stabiles und international anerkanntes Familienunternehmen
- Einen modernen, auf dem neuesten Stand der Technik befindlichen Arbeitsplatz im Maison Davidoff, mit einer voll ausgestatteten Cafeteria sowie Garten, und nur wenige Gehminuten vom Hauptbahnhof Basel entfernt, inklusive zahlreichen Verpflegungsmöglichkeiten in der Nähe
- Ein dynamisches und multikulturelles Arbeitsumfeld mit modernen Arbeitsmitteln
- Attraktive Arbeitsbedingungen, wie zum Beispiel flexible Arbeitszeiten und bis zu zwei wöchentliche Home-Office-Tage (sofern es die jeweilige Position zulässt); fünf Wochen Ferien pro Jahr
- Attraktive Mitarbeiterrabatte für unsere Produkte
Falls wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen über den "Bewerben"-Button!