Fachfrau / Fachmann Information und Dokumentation (80-100%)

Swissmedic ist die schweizerische Überwachungsbehörde für Arzneimittel und Medizinprodukte. Sie gewährleistet, dass nur qualitativ einwandfreie, sichere und wirksame Heilmittel in der Schweiz in Verkehr gebracht werden.

Zur Verstärkung unserer Abteilung Operational Support Services suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/einen

Ihre neue Herausforderung

Die Abteilung Operational Support Services (OSS) erbringt für die gesamte Swissmedic wichtige Dienstleistungen im Bereich des digitalen und analogen Posteingangs und -ausgangs sowie des Vorgabenmanagements. Das Vorgabenmanagement stellt sicher, dass alle relevanten Anforderungen, Normen und Richtlinien systematisch erfasst und dokumentiert werden – zuhanden der Industrie und der internen Mitarbeitenden.

Sie übernehmen die Themenführung für das Vorgabenmanagement und das dafür eingesetzte System VMS auf der Basis von MS Sharepoint. Dies beinhaltet die Ergebnisverantwortung für das operative Tagesgeschäft bezüglich Qualität und Termineinhaltung sowie die laufende Weiterentwicklung der Prozesse. Im Tagesgeschäft beraten Sie die für das inhaltliche Erstellen der Vorgabedokumente zuständigen Personen und stellen sicher, dass die Dokumente im Vorgabenmanagementsystem (VMS) effizient und formal korrekt abgelegt werden. Dazu gehört auch die Koordination der Übersetzungen mit dem internen Übersetzungsdienst sowie die Vorbereitung der Dokumente für die Aufschaltung auf der Swissmedic-Webseite.

Je nach Erfahrung und Interesse übernehmen Sie zusätzliche unterstützende Aufgaben im Kontext der digitalen Transformation der Swissmedic mit Bezug zum Thema Vorgabenmanagement.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufslehre in Information und Dokumentation oder eine kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau / Kaufmann EFZ) und bringen mehrjährige Berufserfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagement-Systemen mit – idealerweise auf der Basis von MS SharePoint. Darüber hinaus haben Sie ein Diplom auf Stufe höhere Fachschule (HF) erworben oder eine vergleichbare Weiterbildung absolviert.

Den sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen beherrschen Sie ebenso wie die deutsche Sprache in Wort und Schrift. Zudem verfügen Sie über gute Kenntnisse einer zweiten Amtssprache sowie Englisch. Ihre Arbeitsweise ist strukturiert, präzise und selbstständig. Auch in anspruchsvollen Situationen bewahren Sie den Überblick, denken vernetzt und handeln lösungsorientiert. Veränderungen begegnen Sie mit Offenheit und einer positiven Grundhaltung.

Wir bieten Ihnen

In einem fachlich interessanten Umfeld an der Schnittstelle von Arzneimittelregulierung und Dokumentenmanagement bieten wir Ihnen eine abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit. Ein flexibles Jahresarbeitszeitmodell, Büroräumlichkeiten in unmittelbarer Nähe zum Hauptbahnhof Bern, eine moderne Arbeitsplatz-Infrastruktur sowie die Möglichkeit, einen Teil der Arbeitszeit im Homeoffice zu absolvieren, sind Bestandteile der attraktiven Anstellungsbedingungen.

Fühlen Sie sich angesprochen? Dann senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen. Für telefonische Auskünfte stehen Ihnen Robin Dutt, Leiter Einheit Business Support, oder Selim Türkes, Personalfachmann, unter +41 58 462 02 11 gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

bewerbung@swissmedic.ch

Swissmedic, Personal und Organisation, Ref. OSS, Hallerstrasse 7, CH-3012 Bern