Mitarbeiter/in Administration & Kundendienst 55%

Im Bereich Kleinkinderbetreuung

Als internationales Kita-Unternehmen mit diversen Standorten in Deutschland und der Schweiz sind uns Qualitätsmanagement und Kundenservice sehr wichtig. Aus diesem Grund suchen wir für unsere Standorte in der Schweiz per sofort oder nach Vereinbarung einen motivierten, kundenorientierten, betriebswirtschaftlich denkenden Mitarbeiter/in in der Administration & Kundendienst (m/w/d).

Kurze Stellenbeschreibung
Als Mitarbeiter/in in der Administration und im Kundendienst bist du eine zentrale Ansprechperson für unsere Eltern, Kitaleitung, Geschäftsleitung, Bereichsleitung, Marketing und Geschäftspartner sowie allgemein ein organisatorisches Rückgrat unserer Kita-Standorte. Du sorgst im Hintergrund dafür, dass Prozesse rund um Anfragen, Anmeldung, Verwaltung und Kommunikation reibungslos laufen – mit einem offenen Ohr, klarer Struktur und viel Herz.

Deine Aufgaben

Administration
- Erstellung, Verwaltung und Ablage von Betreuungsverträgen
- Pflege von Datenbanken / Verwaltungssoftware
- Kontrolle und Bearbeitung von Ein- und Austritten (inkl. Kündigungsmanagement)
- Rechnungsstellung von diversen Dienstleistungen
- Bedarfsweise Kommunikation mit Ämtern und Behörden
- Bearbeitung von eingehender Korrespondenz (E-Mail und Korrespondenz)
- Zusammenarbeit mit Kitaleitung, Bereichsleitung
- Bearbeitung von Kreditoren
- Debitorenkontrolle
- Mahnwesen
- Zusammenarbeit mit der Buchhaltung
- Erfassung der Menüpläne (Kitasoftware)

Kundendienst
- Erstanlaufstelle für Anfragen von Eltern (telefonisch und E-Mail)
- Beratung zu Betreuungsplätzen, Öffnungszeiten, Gebühren etc.
- Aufnahme von potenziellen Kundendaten
- Versand von Elterninformationen, Verträgen, Bescheinigungen und anderen Dokumenten/Unterlagen
- Bearbeitung von Reklamationen oder Anliegen
- Begleitung neuer Familien während des Anmeldeprozesses und Kitastart (administrative Frage)
- Koordination von Elternbesichtigungen
- Verwaltung und Platzvergabe von Betreuungsplätzen in Abstimmung mit der Kitaleitung

Soft Skills & Anforderungen in der Rolle
- Hohe Kommunikationsfähigkeit & Serviceorientierung
- Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Einfühlungsvermögen im Umgang mit Familien
- Verschwiegenheit & professioneller Umgang mit sensiblen Daten
- Eigenständigkeit, Verantwortungsbewusstsein & Teamgeist
- Versierte Umgang mit Microsoft Office-Programmen (Outlook, Word und Excel)
- Ausgeprägtes vernetztes Denken

Was wir bieten

• Freiraum und Vertrauen in offener Unternehmenskultur
• 5 bis 6 Wochen Ferien
• Unternehmensinterne Benefits wie z.B. Rabatte bei Fitnesscenter oder Onlineversand
• Arbeitsort in der Stadt Zürich
• Eigenes Geschäftsfahrzeug
• Strukturierte Einarbeitung
• Sehr gute Sozialleistungen und ein Bonus-System