Assistent/in Rechtsberatung/Prozessführung (80-100%)

Der Hauseigentümerverband Zürich ist ein seit 1886 bestehendes, mittelgrosses Unternehmen mit Sitz in der Stadt Zürich. Rund 90 Mitarbeitende engagieren sich täglich für ein umfassendes Dienstleistungsangebot in den Bereichen Immobilienbewirtschaftung, Verkauf, Bewertung, Baumanagement und Rechtsberatung.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir nach Vereinbarung eine engagierte Persönlichkeit als

Assistent/in Rechtsberatung/Prozessführung (80-100%)

Ihre Aufgaben

Als Assistent/in der Rechtsberatung/Prozessführung leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur strukturierten Arbeitsweise der Organisationseinheit. Mit Ihrer Genauigkeit und Ihrem Organisationstalent stellen Sie sicher, dass das operative Tagesgeschäft reibungslos abläuft.

Ihr Aufgabengebiet:

• Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Mitarbeitenden der Rechtsabteilung
• Professionelles Management von telefonischen und schriftlichen Anfragen inkl. Abklärungen, Nachverfolgung und Qualitätssicherung
• Selbstständige Führung der allgemeinen Korrespondenz
• Administrative Bewirtschaftung der Mandate (Erfassung, Pflege, Nachführung und Abschluss)
• Erstellung von Debitorenrechnungen an Kundinnen und Kunden sowie deren administrative Nachbearbeitung
• Kontrolle und Weiterleitung von Kreditorenrechnungen
• Erstellung von Reports und Auswertungen
• Administrative Unterstützung bei Akquisitionsaktivitäten
• Durchführung von Controlling-Aufgaben im Bereich Mitarbeiterabsenzen
• Vorbereitung, Koordination und Nachbearbeitung von Teamsitzungen inkl. Protokollführungen
• Strukturierte Führung und Pflege der zentralen Weisungen (HEV, Hauseigentümer, etc.)
• Reporting-Aufgaben wie Auftragsverteilung (Weiterleitung), Terminkontrolle, Rückmeldungen sowie Stichprobenkontrolle
• Bestellung von Büromaterial und Fachartikeln
• Kontrolle von Mahnungen
• Bewirtschaftung und Pflege der Adress- und Kundendatenbank der Rechtsabteilung
• Übernahme von Spezialaufgaben (z.B. Key-User-Funktion für Systeme, Prozesse, etc.)
• Einführung und Begleitung neuer Mitarbeitender innerhalb des Rechtssekretariats
• Betreuung und Instruktion der Auszubildenden während deren Ausbildungs-Stages in der Rechtsabteilung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung
• Berufserfahrung als Assistent/in einer Rechtsabteilung, vorzugsweise im Immobilienrecht
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Anwenderkenntnisse der Software Winjur sind von Vorteil
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein im Fristen- und Terminkontrollwesen sowie sehr hohe Zuverlässigkeit bei deren Einhaltung
• Sehr gute administrative und organisatorische Fähigkeiten mit hoher Selbstständigkeit
• Hohe Genauigkeit, Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
• Ausgeprägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung
• Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil
• Engagierte, teamorientierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit selbstständiger Arbeitsweise

Wir bieten Ihnen

• Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und spannende Tätigkeit
• Selbständiges Arbeiten
• Die Zusammenarbeit in einem erfahrenen, dynamischen und motivierten Team
• Attraktive Anstellungsbedingungen
• Ein kollegiales Arbeitsumfeld in einem erfolgreichen Unternehmen
• Moderner Arbeitsplatz und Infrastruktur

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen.