Assistant / Office ManagerIn 80-100%

Im Zuge der Teamverstärkung suchen wir für unser Family Office in der Stadt Zürich eine motivierte und aufgestellte Persönlichkeit, die per sofort/oder nach Vereinbarung verfügbar ist. Das Family Office ist in der Beteiligungsverwaltung sowie den privaten Vermögensangelegenheiten des Principals (Founder & CEO) aktiv. Neben Aktien und Immobilien bilden Start-ups einen Schwerpunkt im breit diversifizierten Portfolio. Dies ist die Ausgangslage für eine interessante und vielseitige Assistenzposition, die langfristig ausgerichtet ist.

Die Position. Wir suchen eine Persönlichkeit, die gerne die Herausforderungen einer Drehscheibenfunktion übernimmt und in enger Zusammenarbeit mit der persönlichen Assistentin des Principals agiert. Um den Principal und das Team optimal entlasten zu können, erarbeiten Sie fundierte Entscheidungsgrundlagen, verfügen über solide Kenntnisse der Basics im Finanzbereich und bringen Interesse an Start-ups, Finanzen und IT mit. Sie setzen die heute üblichen digitalen Tools effektiv ein, und dabei ist Ihnen keine Aufgabe zu gross und keine zu klein.  In Abstimmung mit der sympathischen und langjährigen persönlichen Assistentin unterstützen Sie den Principal in allen privaten und geschäftlichen Anliegen und bilden das organisatorische und administrative Rückgrat des Family Offices. Team- und Selbstmanagementfähigkeiten sowie lokale Präsenz sind gefragt, um einen reibungslosen Tagesablauf zu gewährleisten. Sie denken mit und voraus und steuern Ihre Arbeitsbereiche so, dass diese zu jedem Zeitpunkt zielorientiert laufen.

Ihre Aufgaben. Ihr Fokus liegt auf der Unterstützung aller Businessaktivitäten im Family Office sowie von privaten Aktivitäten des Principals. Neben der Terminadministration, der Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und Team Events, obliegt Ihnen das geschäftliche Agendamanagement des Principals. Ein weiterer Kernaspekt Ihrer Tätigkeit bildet das Office-Management inklusive HR-Aufgaben, Rechnungsmanagement und Schnittstellenfunktion zu externen Stellen. Sie nehmen aktiv am Tagesgeschäft teil, was eine eigenständige Projektnachverfolgung, Interesse an Finanzen und Investments und eine effiziente Arbeitsweise voraussetzt. Folglich gestaltet sich Ihr Aufgabengebiet ausgesprochen vielfältig. Sie können sich in dieser Rolle nicht nur beweisen, sondern auch sukzessive fachliches Know-how aufbauen und mit Ihren Aufgaben wachsen.

Ihre persönlichen & fachlichen Einstiegsvoraussetzungen

• Abgeschlossene kaufmännische oder ähnliche Ausbildung verbunden mit mindestens vier Jahren Berufserfahrung (Bank, Vermögensverwaltung, Asset Management, Family Office, gehobene Hotellerie, Anwaltskanzlei, o.ä.).
  
• Folgende Weiterbildungen stellen eine ideale Ergänzung dar: Direktionsassistent/in, Human Resources, Digital Office Management, Assistenz 4.0.
  
• Fliessende, stilsichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse (Advanced-/Proficiency-Level).
  
• Versierte MS-Office-Kenntnisse (Office 365), Zoom, Teams, etc.
  
• Sie haben ein generelles Interesse an IT - Technologien und Innovationen, praktisches Handling der neusten Tools und Apps für effizientes Arbeiten.
  
• Ihre Arbeitsweise ist vorausschauend, lösungsorientiert, zuverlässig; auch in zeitkritischen oder stressigen Situationen besitzen Sie ein professionelles Auftreten.
  
• Sie denken vernetzt, haben ein ausgeprägtes Zahlenflair und lösen herausfordernde Situationen mit Sachverstand und Pragmatismus.
  
• Sie sind flexibel und trauen sich einiges zu: Agilität gepaart mit Interesse an neuen Themenstellungen.
  
• Sie kommunizieren sicher und gehen freundlich auf Ihr Gegenüber ein – immer in der Lage, Situationen richtig einzuschätzen. Ein gepflegtes Auftreten, Diskretion sowie gute Umgangsformen runden Ihr Profil ab.

Engagiert, sympathisch und mit der festen Absicht, in dieser Herausforderung eine langfristige Perspektive zu sehen – das wünschen wir uns von Ihnen. Sie dürfen sich auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit einem kleinen Team freuen, das Ihre Unterstützung wertschätzt und immer offen für Vorschläge und neue Ideen ist. Es erwartet Sie eine nicht alltägliche Aufgabe in einem internationalen Umfeld. Ihr moderner Arbeitsplatz befindet sich in Zürich-Seefeld. Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse und Ausbildungsnachweise), zusammen mit einem Motivationsschreiben. Wir freuen uns auf Sie!