Back Office Agent

Back-Office Agentin (40–60%) mit Organisationstalent gesucht

Ort: Bernstrasse 388, 8953 Dietikon Firma: ROBA Klimatechnik AG

Du liebst Ordnung, bringst Struktur ins Chaos und arbeitest gerne selbstständig? Dann suchen wir genau dich!

Wir bei ROBA Klimatechnik AG sind ein innovativer KMU-Betrieb mit viel Herzblut für moderne Gebäudetechnik. Um unser Team optimal zu unterstützen, suchen wir eine engagierte und strukturierte Frau im Back-Office, die den Laden mit einem Lächeln zusammenhält. Ob 20 oder 55 Jahre jung – wichtig ist uns vor allem deine Selbstständigkeit, dein Organisationstalent und deine Fähigkeit, mit Weitsicht und Verantwortung zu arbeiten.

Bei uns erwartet dich ein spannendes Aufgabenfeld mit viel Freiheit, Vertrauen und Flexibilität – perfekt für eine Persönlichkeit, die gerne mitdenkt, mitgestaltet und den Überblick behält.

Deine Aufgaben bei uns:

E-Mail- & Office-Management

Verwaltung und Priorisierung unserer Haupt-Mailkonten (info@ / buha@) Ablage, Weiterleitung und Organisation sämtlicher Mails Einheitliches Outlook-Management und Signaturpflege

Vorlagen & Systempflege

Gestaltung und Pflege von Word-, Excel-, PowerPoint-Vorlagen im CI-Design Aktualisierung unserer Kundendaten, Artikel und Lieferanten im ERP-System

Büroorganisation & interne Unterstützung

Organisation des Büroalltags (Material, Post, Reinigung, Pflanzen etc.) Unterstützung aller Abteilungen bei administrativen Arbeiten Mitarbeit an Sitzungsprotokollen, Telefondienst & Eventorganisation

Buchhaltungsnahe Tätigkeiten

Vorbereitung aller Belege für die Buchhaltung Kontrolle von Rechnungen, Spesenaufstellungen & Kreditkartenabrechnungen Versenden von Zahlungserinnerungen

ROBA-Pedia & Prozesse

Aufbau und Pflege einer internen Wissensdatenbank (ROBA-Pedia) Erstellung & Aktualisierung von Prozessbeschreibungen und Checklisten

Nachbearbeitung von Aufträgen

Organisation & Ablage aller Unterlagen nach Auftragsabschluss Erstellung von Schlussrechnungen

Was du mitbringst:

MUSS:

Abgeschlossene KV-Lehre (EFZ), mind. Niveau E/M Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich Administration, Buchhaltung oder Back-Office Sehr gute Kenntnisse in Outlook, Word, Excel und Windows Strukturiertes, eigenverantwortliches und verbindliches Arbeiten Belastbarkeit & Ruhe auch in stressigen Momenten

SOLL:

Freude an Marketing, Gestaltung und Organisation von Firmen- oder Kundenevents Weiterbildung im Bereich Office-Management oder Buchhaltung von Vorteil Gutes Deutsch in Wort & Schrift, solide Englischkenntnisse (Französisch ein Plus)

Was dich bei ROBA erwartet:

Flexible Arbeitszeiten & Homeoffice-Möglichkeit Viel Eigenverantwortung und Freiraum in der Arbeitsgestaltung Ein kleines, familiäres Team mit flachen Hierarchien Klare Aufgaben – aber viel Raum zur Mitgestaltung und Weiterentwicklung Zentrale Rolle in unserem Tagesgeschäft – du bist die stille Heldin im Hintergrund

Neugierig?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Ansprechperson: Ron Baumgartner

💡 Hinweis: Auch Quereinsteigerinnen mit fundierter Erfahrung im Back-Office sind herzlich willkommen.