Executive Assistant & Office Manager:in (a)*

Ringier Advertising vermarktet ein umfassendes Portfolio an digitalen Portalen und Printpublikationen, darunter Marken der Ringier-Gruppe wie Blick, die BILANZ und die Schweizer Illustrierte, sowie externe Portale wie blue News.

Zur Verstärkung unseres Teams in Zürich suchen wir per 1. Juli oder nach Vereinbarung für Ringier Advertising eine engagierte Persönlichkeit als Executive Assistant der Geschäftsleitung und Office Manager:in.

In dieser Funktion bist Du das Bindeglied zwischen den Abteilungen Sales, Brand Studio, AdTech und Media Services und unterstützt die jeweiligen Directors bei Ringier Advertising. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Deine Aufgaben

• Support & Assistenz: Du verantwortest das proaktive Kalender- und Reisemanagement und unterstützt den Sales-Prozess durch die Identifikation wichtiger Leads.
• Präsentation & Recherche: Du erstellst interne Dokumentationen sowie Präsentationen und bereitest Kundentermine fundiert vor.
• Kommunikation & CRM: Du koordinierst den Austausch zwischen Geschäftsleitung und Teams und pflegst unser CRM-System (Salesforce) gewissenhaft.
• Kundenbindungs-Aktivitäten: Von Roadshows und Kundenanlässen bis hin zu Team-Offsites und dem Weihnachtsversand - Du planst, organisierst und koordinierst sämtliche Massnahmen zur Stärkung der Kundenbeziehungen mit Leidenschaft.
• Office Management: Als Dreh- und Angelpunkt des Büros bist Du die erste Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf, indem Du die zentrale Vertragsablage, die Organisation des Büromaterials und die Koordination unserer Poolfahrzeuge übernimmst.
• On- & Offboarding: Du wickelst die organisatorischen Prozesse bei Ein- und Austritten strukturiert ab.

Dein Profil

• Erfahrung: Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant. Idealerweise bringst Du zusätzlich Erfahrung als Office Manager:in mit.
• Tool-Expertise: MS Office, Google Workspace und CRM-Systeme bedienst Du absolut sicher.
• Organisationstalent: Du liebst Multitasking, arbeitest eigenverantwortlich und behältst auch bei der Koordination mehrerer Stakeholder den Überblick.
• Mentalität: Mitdenken statt nur ausführen. Deine proaktive Arbeitsweise und ausgeprägte Hands-on-Mentalität zeichnen Dich aus.
• Kommunikation: Du bist diskret, vertrauenswürdig und kommunizierst stilsicher auf Deutsch und Englisch.

Recruiting Prozess

• Dein Profil passt? Dann kann es schnell gehen, denn unser Anspruch ist, innerhalb kurzer Zeit zum Vertragsabschluss zu kommen.
• Nach dem Prüfen Deiner Unterlagen wird es ein Telefongespräch für erste Abklärungen und der Terminvereinbarung geben.
• Danach folgt ein Videocall mit Bettina Blumer, unserer Assistentin Managing Director Ringier Advertising, und Manuela Wyss, unserer Recruiting Partnerin (Dauer ca. 45 Minuten).
• Im nächsten Schritt lernst Du vor Ort das Team kennen.
• Und dann erfolgt bestenfalls bereits das Vertragsangebot.

Hast Du Lust, mit uns gemeinsam zu gewinnen, nach mehr zu streben und Verantwortung zu übernehmen? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung.

Wir bekennen Farbe und sind überzeugt, dass Vielfalt eine Chance ist. *Alle sollen genau so sein, wie sie sind. Wir kreieren ein Arbeitsumfeld, in dem das möglich ist.

Künstliche Intelligenz gestaltet die Zukunft. Darum suchen wir Menschen, die mit uns gemeinsam die digitale Innovation vorantreiben.

Für diese Stelle berücksichtigen wir ausschliesslich Direktbewerbungen.

Manuela Wyss
Recruiting Partnerin / HR Projects

+41 79 592 79 22