Abteilungsassistenz Präsidiales

Uster, drittgrösste Stadt im Kanton Zürich, ist mit rund 37'000 Einwohnerinnen und Einwohnern eine dynamisch wachsende Stadt im Grossraum Zürich und bekannt als innovatives Regionalzentrum.

Als Mutterschaftsvertretung übernimmst Du in der Abteilung Präsidiales der Stadt Uster eine zentrale Drehscheibenfunktion zwischen Abteilungsleitung, Verwaltung, Politik und externen Anspruchsgruppen. Die Stelle ist vom 1. Juli 2026 bis zum 28. Februar 2027 befristet.

• Assistenz der Abteilungsleitung Präsidiales (Terminorganisation, Protokollführung, Pendenzenkontrolle, Organisation Teamanlässe, Erstellen Berichte und Präsentationen, einzelne Projekte)
• Verantwortung für Berufsbildung und Betreuung der KV-Lernenden der Abteilung Präsidiales
• Koordination von Neueintritten und Onboarding neue Mitarbeitende der Abteilung
• Erste Ansprechperson (Poweruser) bei IT-Fragen (office@work, CMI Verwaltungssoftware, etc.)
• Finanzen (Kontierung von Rechnungen und Kreditkartenbelegen, Erstellen von Rechnungen)
• Koordination, Redaktion und Erstellen von Stadtrats- und Gemeinderatsanträgen.
• Koordination des NPM-Jahresberichts der Abteilung (Frühling 2027)
• Administration Gesuchswesen (Fördergesuche, Leistungskontrakte)
• Verantwortung für die Vertragsverwaltung der Abteilung Präsidiales
• Administration und Koordination der Städtepartnerschaft mit Prenzlau (Deutschland)
• Organisation und Vergabe der städtischen F4-APG-Plakatstellen
• Unterstützung der Standortförderung der Stadt Uster bei ausgewählten Projekten

• Abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, Verwaltungskenntnisse von Vorteil
• Erfahrung in der Erstellung von redaktionellen Texten und Freude am zielsicheren Schreiben
• Sehr gutes, stilsicheres und fehlerfreies Deutsch
• Müheloser und gewandter Umgang mit PC und MS-Office Programmen
• Sehr selbstständige, zuverlässige und exakte Arbeitsweise
• Teamfähige, positive sowie umsetzungsstarke Persönlichkeit

Christian Zwinggi
Abteilungsleiter Präsidiales

044 944 73 66