Office Manager 60 - 80 %

Der ETH-Rat ist das Strategie- und Aufsichtsorgan des ETH-Bereichs, zu dem die beiden Hochschulen ETH Zürich und EPFL sowie die vier Forschungsanstalten PSI, WSL, Empa und Eawag gehören. Der ETH-Rat und sein Präsident werden durch einen Stab in der Wahrnehmung ihrer strategischen Führungs- und Aufsichtsfunktion unterstützt. Im Rahmen dieser Führungsunterstützung führt der Stabsbereich Personal & Services bereichsweite Personalprojekte im gesamten ETH-Bereich, konsolidiert und publiziert Kennzahlen, betreut alle Aufgaben rund um die Sitzungsplanung und -organisation und ist zuständig für die internen Übersetzungsdienstleistungen.

Für den Stabsbereich Personal & Services suchen wir im Rahmen einer Nachfolgeplanung eine/n Office Manager 60 - 80 %. 

Ihr Tätigkeitsbereich umfasst die folgenden Aufgaben: 

• Drehscheibenfunktion/Verwaltungsmanagement für die Geschäftsplanung und -Organisation des ETH-Rats in enger Zusammenarbeit mit der Protokollführerin des ETH-Rats
• Verantwortung für das Geschäftsverwaltungssystem (CMI):
  • Pflege und Weiterentwicklung des Systems inkl. Berechtigungen
  • Ansprechperson im Stab und Schnittstelle zur IT (externe Anbieter und interner IT-Support) und zur zuständigen Archivstelle
  • Unterstützung in der stabsübergreifenden Zusammenarbeit
  • Organisation von Sitzungen verschiedener Gremien
  • Allgemeine administrative Tätigkeiten und interne Dienstleistungen  

Sie sind eine dienstleistungs- und lösungsorientierte Persönlichkeit mit

• kaufmännischer Grundausbildung und mehrjähriger Berufserfahrung vorzugsweise im Bereich der Öffentlichen Verwaltung oder Hochschulumgebung
• Erfahrung im Projektmanagement und hohe Affinität für die Weiterentwicklung von Geschäftsverwaltungssystemen und -Prozessen
• Gewandtheit im Umgang mit verschiedenen Anspruchsgruppen
• qualitätsbewusster und strukturierter Arbeitsweise, Selbständigkeit und Flexibilität  

Ihre Erstsprache ist Deutsch. Sie verfügen über gute mündliche und schriftliche Kenntnisse in Französisch und Englisch.

Teamfähigkeit, eine hohe Sozialkompetenz, Eigenständigkeit und Entwicklungsoffenheit sind essenzielle Voraussetzungen für eine zielführende Interaktion mit den vielfältigen Anspruchsgruppen innerhalb und ausserhalb des ETH-Bereichs.

Ihr Arbeitsort ist Zürich, Stellenantritt per 1. Juli 2026 oder nach Vereinbarung. Wir bieten Ihnen attraktive, familienfreundliche Arbeitsbedingungen.

 Suchen Sie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem politischen Umfeld mit Gestaltungsspielraum? Auf Ihre vollständige elektronische Bewerbung bis 15. März 2026 freut sich Frau Simone Blättler, Personal Stab ETH-Rat: bewerbung@ethrat.ch. Frau Barbara Schär steht Ihnen gerne für weitere Auskünfte zur Verfügung, Tel. +41 (0)58 856 87 15.