Programmassistent:in Jugendarbeit 80-100% befristet

Movetiaist die nationale Agentur für Austausch und Mobilität. Im Auftrag von Bund und Kantonen fördern wir Austausch-, Mobilitäts- oder Kooperationsaktivitäten auf allen Bildungsstufen - in der Schweiz, in Europa und weltweit.
Unsere Vision: Alle Jugendlichen sollen während ihrer Ausbildung eine prägende Erfahrung in einer anderen Sprach- oder Kulturregion machen. Denn Austausch erweitert Perspektiven, stärkt den gesellschaftlichen Zusammenhalt - und fördert zentrale Zukunftskompetenzen wie kritisches Denken, Kreativität, Selbstständigkeit, Offenheit und interkulturelles Verständnis.
So leisten wir einen Beitrag zur Weiterentwicklung des Bildungsraums Schweiz - vernetzt, vielfältig und zukunftsfähig.

Befristet ab April 2026 (spätestens per 1. Mai 2026) bis Ende Dezember 2026 suchen wir eine Stellvertretung zur Verstärkung unserer Teams Jugendarbeit und Erwachsenenbildung.

Deine Aufgaben
Du gehörst zum Team Jugendarbeit und begleitest den Ablauf und die Qualität der von Movetia geförderten internationalen Projekte.

• Du bist die administrative und organisatorische Drehscheibe in den Teams und unterstützt bei der Programm- und Projektabwicklung
• Du verantwortest die administrativen Prozesse im Projektzyklus (formale Antragsprüfung, Zwischen- und Schlussberichte, Dokumentation, Vertragsabwicklung, Förderentscheide)
• Du behältst Fristen, Daten, Aktivitätsangaben und Amendments im Blick und sorgst für ein strukturiertes Dokumentenmanagement
• Du arbeitest mit unseren Systemen (Salesforce, Optimy) und pflegst Daten sowie Excel-Übersichten
• Ansprechperson für Organisationen und Projektträger:innen und Koordination der Kommunikation per Telefon und E-Mail
• Unterstützung des Teams Jugend im Eventmanagement, insbesondere betreffend der Jahresveranstaltung

Dein Profil

• Du hast einen kaufmännischen Abschluss oder eine gleichwertige Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Administration, Organisation oder Sachbearbeitung
• Du arbeitest strukturiert, genau und behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick
• Du hast Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und kommunizierst freundlich und professionell
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Du hast gute Kenntnisse in mindestens einer zweiten Landessprache (Deutsch oder Französisch)
• Gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office, idealerweise Erfahrung mit Datenbanken/CRM-Systemen)

Du verfügst über eine ausgeprägte Resilienz und Agilität, die es dir ermöglichen, dich in einem sich wandelnden Umfeld sicher zu bewegen und komplexe Aufgaben eigenverantwortlich zu meistern. Du kommunizierst gerne und präzis und zeichnest dich durch analytische und konzeptionelle Fähigkeiten sowie vernetztes Denken aus. Teamarbeit ist dir wichtig, und du strukturierst deine Aufgaben kooperativ und initiativ.
Was bietet dir Movetia?

Mehr als nur "ein Job"! Bei uns arbeitest du an Themen, die junge Menschen inspirieren. In einem Team von rund 50 motivierten Kolleg:innen kannst du aktiv etwas bewirken. Unsere Unternehmenskultur bietet dir viel Gestaltungsfreiraum und Eigenverantwortung. Zudem:
* Freue dich auf ein modern und schön eingerichtetes Büro mitten in Bern!
* Hybrides Arbeiten: bis zu 2 Tagen pro Woche im Home Office möglich
* Regelmässige Team-Events
* Beiträge an Dein Handy-Abo sowie an Dein Halbtax
* Bei Movetia sind die Kurzpausen bezahlt, und vor Feiertagen verkürzen wir die Soll-Zeit
* Sollte ein Feiertag auf ein Wochenende fallen, erhältst Du einen arbeitsfreien Ausgleichstag
* Wir übernehmen vollumfänglich die BVG-Risikoprämien und die Nichtbetriebsunfall-Versicherung

Alles klar, und wir haben etwas in dir bewegt? Wir freuen uns auf Deine Online-Bewerbung mit einem vollständigen Bewerbungsdossier!

Noch Fragen? Unsere Programmkoordinatorin Francesca Albanello (francesca.albanello@movetia.ch) steht dir gerne zur Verfügung.

Für diese Vakanz nehmen wir keine Dossiers von Personalvermittlungen entgegen.