Project Specialist (m/w/d)

Du suchst eine spannende Herausforderung im Veranstaltungsbereich und möchtest bei der Organisation von Messen die Fäden in der Hand halten? Als Project Specialist bist du die zentrale Ansprechsperson für unsere Aussteller:innen und begleistest sie von der Planung bis zur Umsetzung - immer mit einem Blick für Details und einem Herz für erstklassigen Service. 

• Betreuung von Aussteller:innen vor, während und nach der Messe – inklusive Beratung, Klärung von Anforderungen und Unterstützung bei der Messeplanung.
• Bearbeitung und Kontrolle von Veranstaltungsanfragen, Standanmeldungen und Kundenbestellungen sowie Sicherstellung einer serviceorientierten Abwicklung
• Unterstützung der Project Manager bei der Planung, Koordination und operativen Durchführung von Veranstaltungen (teilweise auch am Wochenende)
• Erstellung von Offerten sowie Akonto- und Schlussrechnungen
• Erfassung und Pflege von Buchungs- und Veranstaltungsdaten sowie Erstellung von Auswertungen zur Prozess- und Qualitätsunterstützung
• Vorbereitung und Qualitätssicherung von Bestellshops, Kundentools und Informationsunterlagen
• Koordination mit internen Supportstellen (z. B. Technik, Facility Services) und Verantwortung für den Versand von Ausstellerinformationen
• Super-User-Funktion für relevante Systeme (z. B. RUBIN), inkl. Unterstützung bei Systemfragen, Mitwirkung bei Prozessoptimierungen sowie Pflege der Wissensdatenbank
• Organisation von Meetings, Protokollführung und weitere administrative Aufgaben

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise im Dienstleistungssektor (z.B. Hotellerie, Gastronomie)
• Hervorragende Deutsch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil
• Erfahrung im direkten Kundenkontakt sowie idealerweise in der Veranstaltungsbranche
• Routine im Umgang mit Buchungs- oder CRM-Systemen (z. B. BSI, RUBIN), hohe IT- und Datenaffinität sowie sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Strukturierte, zuverlässige und effiziente Arbeitsweise, Fähigkeit zur Priorisierung und Freude daran, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
• Dienstleistungsorientierter Teamplayer mit hoher Belastbarkeit, Flexibilität und Empathie – insbesondere in dynamischen Messephasen
• Qualitätsbewusstsein sowie Interesse an neuen Tools und der kontinuierlichen Optimierung von Abläufen

Deine zukünftigen Kollegen:innen brennen mit Herz und Seele für Veranstaltungen und Live-Marketing. Auch deine Ideen und dein Engagement sind sehr willkommen und wir fördern und entwickeln unsere Mitarbeitenden kontinuierlich. Zudem bieten wir faire Anstellungsbedingungen und flexible Arbeitsmodelle an.

Menschen, Marken und Märkte verbinden ist einfacher per du. Das beginnt bereits bei deiner Bewerbung und bei unserer ersten Kontaktaufnahme.

Deine Fragen beantworten dir vorab gerne Karin Bigler, Leiterin Backoffice & Qualitätsmanagement unter 031 340 11 43 oder Sina Müller, HR Generalistin unter 031 340 12 84.

Wir freuen uns, dich kennenzulernen.

Über die BERNEXPO Group

Die BERNEXPO GROUPE inszeniert jedes Jahr mehr als 30 Eigen- und Gastmessen, über 300 Kongresse und Fachveranstaltungen sowie Events jeder Grösse. Seit fast 70 Jahren schafft das Berner Unternehmen Momente und Emotionen für die Ewigkeit. Als Gastgeberin bringt die BERNEXPO GROUPE Menschen unterschiedlichster Herkunft zusammen und sorgt an diversen Begegnungsorten für intensive Erlebnisse via Live-Kommunikation – unabhängig von Ort, Zeit und Raum. Das BERNEXPO-Areal ist eines der grössten Veranstaltungsgelände der Schweiz. Sechs grosszügige Hallen in zwei Gebäudekomplexen vereinen rund 40’000 m2 Veranstaltungsfläche sowie 100’000 m2 Freigelände. Mit dem multifunktionalen Kongress- und Event-Gebäude, das im Frühling 2025 für bis zu 9’000 Personen seine Tore öffnet, wird das Veranstaltungsangebot der BERNEXPO GROUPE in der Bundeshauptstadt ergänzt und vergrössert. Die Berner Firma beschäftigt ein Team von rund 120 Mitarbeitenden und ist ein wichtiger Wirtschaftsmotor für die Stadt und Region Bern mit schweizweiter Ausstrahlung.