Mitarbeitende Administration für Kundenprojekte (m/w/d, 60 - 100%, unbefristet)

Wir suchen Verstärkung!

Auf den 1. Oktober 2025 oder nach Vereinbarung erweitern wir unser Team und freuen uns auf motivierte und engagierte

Als junges Unternehmen wachsen wir stetig. Unsere Eigentümer sind der Bund, die Digitale Verwaltung Schweiz (DVS), alle Kantone und zahlreiche Gemeinden.
Wir ermöglichen gemeinsame digitale Behördenleistungen, indem wir für unsere Eigentümer ICT-Applikationen einführen, betreiben und für sie auch Geschäftsstellendienstleistungen erbringen. Leistungen wie Software-Entwicklung, Managed IT-Services, Hosting und Security schreiben wir auf dem Markt aus. Wir verstehen gemeinsames Handeln und die Digitalisierung als Chance für eine zeitgemässe öffentliche Verwaltung.

Was bewirkst Du?

Als Administrationsmitarbeiter/-in für unsere Geschäftsstellendienstleistungen liegen Deine Schwerpunkte bei IT-Applikationen für die Landwirtschaft oder/ und die Steuerverwaltungen, die derzeit von 12 bzw. 14 Kantonen gemeinsam genutzt werden. Ein weiteres Aufgabengebiet liegt in der Unterstützung des Vertragsmanagements in öffentlichen Beschaffungen.

Diese Arbeitsgebiete umfassen:

• Unterstützung der Leitung der jeweiligen Geschäftsstelle für unsere Kunden und des Vorsitzenden der Trägerschaft. Eine Trägerschaft wird gebildet durch die Kantone, die eine IT-Applikation gemeinsam nutzen
• Koordination der Aufgaben zwischen der Trägerschaft, den externen Softwareentwicklern und weiteren Ansprechpartnern
• Unterstützung des Vertragsmanagements für öffentliche Beschaffungen resp. -gemeinschaften sowie Bedarfsabklärungen im Vorfeld

Konkret übernimmst Du diese Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariatsarbeiten (Dokumentenerstellung und -verwaltung)
• Terminfindung, Sitzungseinladungen und Protokollführung für die Gremien der Trägerschaften einer IT-Applikation (verbunden mit Reisen an Gremiensitzungen ausserhalb von Bern)
• Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Kunden
• Überprüfung von Offerten der Softwareentwickler sowie von Lieferantenrechnungen auf Vollständigkeit und Kosteneinhaltung
• Erstellen und Versenden von Rechnungen an die Trägerschaftskantone
• Zusammenarbeit mit unserer Buchhaltung (Treuhandunternehmen)
• Durchführen und Auswerten von Bedarfsumfragen mit unseren Kunden
• Vervollständigen und Versenden von Vertragsdokumenten
• Anlegen von Projekten im internen Leistungserfassungssystem

So machst Du in einem motivierten Team die Administration zu einer verlässlichen Anlaufstelle und trägst viel dazu bei, dass unsere Kunden zufrieden sind.

Je nach Stellenprozenten der eingegangenen Bewerbungen rekrutieren wir ein bis zwei Mitarbeitende. Für jede/n Mitarbeitende/n definieren wir ein bis zwei Hauptgebiete, wobei wir vorhandene Vorkenntnisse und Interessen der neuen Teammitglieder berücksichtigen.

Das erwarten wir von Dir

Du bist eine positiv denkende, kommunikative, offene Person, die kundenorientiert an die Dinge herangeht. Du bist belastbar, vielseitig und arbeitest genau, speditiv und verlässlich. Du interessierst dich für Informationstechnologie, aber auch für die zugehörigen Themen unserer Kunden wie z. B. die Landwirtschaft und Steuern. Es liegt dir, sowohl im Team zusammenzuarbeiten, als auch eine Aufgabe selbstständig zu lösen und zu verantworten. Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag macht dir Freude, ebenso das Lernen «on-the-job», das dir dank deiner raschen Auffassungsgabe leichtfällt. Du hast einen passenden EFZ-Abschluss oder eine vergleichbare Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung. Mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint gehst Du versiert um.

Voraussetzung ist Deutsch als Muttersprache. Französischkenntnisse und Grundkenntnisse Italienisch sind ein Vorteil.

Das darfst Du von uns erwarten

Da wir ein junges, wachsendes Unternehmen sind, hast Du die nicht alltägliche Chance, den Aufbau von IT-Geschäftsstellen, die für unsere Kunden betreiben, von Beginn weg zu unterstützen und für unsere Kunden einen Mehrwert zu schaffen. Dich erwartet ein kollegiales, unterstützendes Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.

Unser Büro befindet sich fünf Minuten zu Fuss vom Bahnhof Bern. Wir bieten sehr gute Anstellungsbedingungen. Zeitgemässe Arbeitsmittel und Homeoffice sind selbstverständlich.

Für Auskünfte kannst Du Dich gerne an Manuela Kleeb, Leiterin Projekt- und Produktmanagement, Tel. +41 31 570 00 86 wenden.