Administrative Specialist 80-90%

Ihre Mission

• Verantwortung für verschiedene administrative Aufgaben an unserem Hauptsitz in Zürich (Postempfang/-versand, Triage und Bearbeitung der E-Mails im Admin-Postfach, Verwaltung und Organisation des Büromaterials inkl. Lagerbeständen, Archivierung und Entsorgung)
• Office-Management der 25 Movis-Standorte (Schlüsselverwaltung, Bestellung von Mobiliar, Suche nach neuen Standorten, Organisation von Umzügen und Reparaturen, Pflege der Kontakte zu Verwaltungen und Reinigungsfirmen, Verwaltung von Mietverträgen usw.)
• Erfassung von Neukunden sowie Prüfung und Pflege bestehender Kundendaten im internen CRM-System
• EAP-Administration (Employee Assistance Program) für unsere internationalen Partner: Erfassung und Pflege von Fällen in Partnerportalen, Erstellung von Monatsrapporten, Durchführung von Abklärungen. Interesse an Beratungsthemen und deren Zusammenhängen ist von Vorteil.
• Abteilungsübergreifende Unterstützung bei administrativen Aufgaben
• Organisation jährlicher interner Veranstaltungen
• Koordinierung von Übersetzungsaufträgen
• Mithilfe und Umsetzung von Spezialprojekten

Ihre Superkräfte

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Ausbildung sowie mehrere Jahre
• Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion
• Versierte IT-Anwenderkenntnisse MS Office, ERP-Tool, Abacus von Vorteil
• Deutsch (Muttersprache), sehr gute Englischkenntnisse zwingend, Französischkenntnisse von Vorteil
• Strukturierte und selbständige Arbeitsweise
• Belastbarkeit und Überblick auch in hektischen Phasen
• Flexibel und offen für Neues

Ihre Vorteile bei uns

• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben in einem zukunftsorientierten Unternehmen
• Ein sehr kollegiales und dynamisches Team in einem spannenden Umfeld
• Mindestens 5 Wochen Ferien sowie die Möglichkeit, zusätzliche Ferienwochen zuzukaufen
• Zentral gelegene Arbeitsplätze (5 Gehminuten vom Bahnhof) mit Möglichkeit für Home-Office
• Finanzielle Beteiligung an gesundheitlichen Aktivitäten und Mitarbeiterrabatte bei Partnerunternehmen
• Gute Sozialleistungen