Office Manager & Team Assistant

Wer wir sind

Monte Rosa Investments AG ist ein Family Office, das sich auf den langfristigen Wertaufbau durch strategische Investitionen, Unternehmensentwicklung und Innovation konzentriert. Wir sind spezialisiert auf den Aufbau und die Verwaltung von Unternehmensbeteiligungen, die Optimierung von Geschäftsprozessen sowie auf kompetente Beratungsleistungen in den Bereichen Investment und Unternehmensstrategie.

Wen suchen wir: Office Manager & Team Assistant

Vor Ort in unserem Office in Luzern, Beschäftigungsgrad 100%

Wir suchen eine zuverlässige, serviceorientierte und gut organisierte Persönlichkeit, die unser Team in einer zentralen Rolle unterstützt und für einen reibungslosen Büroalltag sorgt.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:

• Büromanagement: Sicherstellung eines gut organisierten und gepflegten Büroalltags, inklusive Material- und Verpflegungsmanagement (Budget, Einkauf)
• Führung der Buchhaltung (Rechnungsstellung, Budgetierung, Kostenübersicht, Spesenabrechnungen)
• Koordination der Onboarding- und Offboarding-Logistik in Zusammenarbeit mit dem Talent Team (z. B. Gebäudezugang, Einrichtung von Schreibtischen).
• Wartung und Fehlerbehebung bei Bürogeräten (z. B. Drucker).
• Facility Management: Pflege und Koordination
• Planung und Koordination Meetings und Anlässe: Vorbereitung von Meetingräumen sowie Empfang und Betreuung von Gästen
• Eingangspost: Verteilung, Pflege und Bearbeitung zentraler E-Mail-Postfächer sowie eingehender Telefonate und schriftlicher Anfragen
• Pflege der Teamagenda und Umsetzung von Terminänderungen
• Laufende CRM- System Pflege und Aktualisierung von Kunden- / Partnerdaten
• Allgemeine Administration, Ablage und Digitalisierung von Dokumenten für sämtliche Fachbereiche
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Teams (Reiseplanung, ad-hoc Aufgaben)
  

Ihr Profil | Ausbildung, Erfahrung, Persönlichkeit & Kompetenzen

• Abgeschlossene Kaufmännische Lehre oder gleichwertige Ausbildung, sowie Office-Management Erfahrung sind zwingend
• Erfahrung in der Verwaltung und Nachverfolgung von Bürobudgets, einschließ
• sslich Rechnungsstellung von Lieferanten, Ausgabenabgleich und Berichterstattung.
• Sicherer Umgang mit Finanzteams, um eine genaue und zeitnahe Budgetüberwachung zu gewährleisten.
• Aufgeweckte, hilfsbereite und teamorientierte Persönlichkeit mit Freude an administrativer Arbeit - Sie sind die zentrale Anlaufstelle
• Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und hohe Serviceorientierung
• Fähigkeit, unter Druck ruhig und gelassen zu bleiben.
• Ausgeprägte Fähigkeiten im Zeitmanagement und in der Prioritätensetzung.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten auf allen Ebenen der Organisation.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Russischkenntnisse von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office, digitalen Tools und CRM-Systemen ein Plus
  

Warum wir?

• Gemeinsam mit unserem Team werden Sie spannende, wegweisende Unternehmen unterstützen und stärken.
• Diese Rolle bietet Ihnen eine einzigartige Gelegenheit, Ihre Karriere voranzutreiben und dabei wertvolle sowie langfristige Beziehungen aufzubauen.
• Sie werden in einem dynamischen und innovativen Umfeld aufblühen, in dem alle an einer gemeinsamen Vision arbeiten.
  

Bei Interesse freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!