Assistant/e de direction 80-100%

Pour le compte d’un de nos clients, un family office sur la rive droite, nous recherchons un/e :

Rattaché/e à la Direction, vous occupez une fonction centrale au sein d’un environnement exigeant et confidentiel.

Vos responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que la correspondance électronique
• Gérer les agendas, planifier et organiser les réunions, coordonner les déplacements et assurer le suivi des priorités
• Rédiger, mettre en forme et classer des documents administratifs, juridiques et opérationnels (correspondances, rapports, comptes rendus, présentations)
• Assurer le suivi, la mise à jour et l’archivage des dossiers administratifs, patrimoniaux et immobiliers (physiques et numériques)
• Apporter un soutien administratif direct aux activités immobilières : suivi de dossiers, documentation liée aux biens, coordination avec les partenaires concernés
• Préparer des documents destinés aux partenaires externes (prestataires, conseillers, régies, fournisseurs) et assurer le lien opérationnel avec ceux-ci
• Assurer le suivi administratif de la facturation, des paiements et des opérations courantes
• Contribuer à la structuration, à l’optimisation et à la formalisation des processus internes
• Apporter un soutien transversal à la Direction sur des sujets organisationnels, logistiques et, ponctuellement, RH

Votre profil

• Expérience confirmée dans une fonction d’assistanat de direction ou d’assistanat administratif senior (family office, régie immobilière ou environnement patrimonial)
• Expérience dans un environnement juridique, un plus
• Excellente maîtrise du français écrit et anglais courant à bilingue
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques
• Solide sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle
• Grande discrétion, fiabilité et respect strict de la confidentialité
• Autonomie, réactivité, sens des responsabilités et esprit d’initiative
• Aisance relationnelle et posture professionnelle avec des interlocuteurs variés