Privatsekretär/in (60–100 %) – für Unternehmerfamilie im medizinischen Umfeld

Privatsekretär/in (60–100 %) – im medizinischen Umfeld mit vielseitigen Aufgaben

Für eine vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe im privaten wie geschäftsnahen Umfeld einer jungen Unternehmerfamilie mit zwei schulpflichtigen Kindern suchen wir eine strukturierte, loyale und vorausdenkende Persönlichkeit, die mit Organisationstalent, Weitblick und Dienstleistungsverständnis entlastet.

Wir führen mehrere Unternehmen im Bereich der ambulanten medizinischen Versorgung mit regionalem Bezug und unterschiedlichen Praxisstandorten. Die Tätigkeit verbindet deshalb private Koordinationsaufgaben mit geschäftsnaher Unterstützung – in einem abwechslungsreichen, modernen und sehr persönlich geprägten Arbeitsumfeld.

Die Stelle eignet sich besonders für Personen mit Erfahrung in der gehobenen Hotellerie, im Assistenzwesen oder aus vergleichbaren verantwortungsvollen Positionen im Dienstleistungsumfeld.

Ihre Aufgaben im Überblick

• Koordination von Terminen, Reisen, Kalendern und Tagesabläufen (privat & geschäftsnah)
• Organisation von Meetings, Einladungen und privaten Veranstaltungen
• Kommunikation mit Dienstleistern, Behörden, Partnern – schriftlich & telefonisch
• Strukturierung und Pflege von Unterlagen, Verträgen, Fristen und To-dos
• Unterstützung bei laufenden Projekten (z. B. Investitionen, Aufbau neuer Strukturen)
• Vorbereitung von Unterlagen und einfache buchhalterische Tätigkeiten (z. B. Belege, Rechnungen)
• Begleitung oder Betreuung von Gästen bei Bedarf

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder fundierte Erfahrung in Assistenzrollen, in der gehobenen Hotellerie, im Concierge-Bereich, Family Office oder vergleichbaren Positionen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse wünschenswert, Französisch von Vorteil
• Versierter Umgang mit digitalen Tools (MS Office, Trello o. ä.)
• Führerausweis Kategorie B
• Strukturierte, diskrete und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Dienstleistungsdenken, gepflegte Umgangsformen und ein sicheres Auftreten – auch in anspruchsvollen Situationen
• Flexibilität und Belastbarkeit – mit Freude daran, im Hintergrund mit Weitblick zu entlasten

Was wir bieten

• Eine langfristige, vielseitige Aufgabe mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum
• Vertrauensvolle Zusammenarbeit in einem strukturierten, modernen Umfeld
• Möglichkeit zum punktuellen Homeoffice nach Einarbeitung – bei gleichzeitiger Bereitschaft zur regelmässigen Präsenz vor Ort, um am Alltag der Familie und des Unternehmens nah dran zu sein
• Arbeitsort in der Region Schaffhausen, mit gelegentlicher Präsenz in der Grossregion Zürich/Winterthur
• Gute Erreichbarkeit, Parkplatz vorhanden

Eintritt: nach Vereinbarung

Bewerbung: Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Unterlagen (CV, Zeugnisse, kurzes Motivationsschreiben) über das Portal oder per E-Mail. Wir behandeln Ihre Bewerbung selbstverständlich vertraulich.