Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & Compliance
JUMO Schweiz AG
- 4/7/2026
- 50 - 60%
- Employee
- Unlimited employment
Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & Compliance
AUFGABENBEREICH
Administration & Office Management
- Planung und Koordination von Meetings, Terminen, Reisen und Hotelreservationen
- Organisation von internen und externen Anlässen
- Telefonische Erreichbarkeit der Hauptnummer (vertretungsweise)
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen
- Verwaltung des internen WIKI sowie Ablage- und Dokumentenmanagement
- Verwaltung von Büromaterial und allgemeiner Büroorganisation
- Betreuung administrativer Infrastrukturthemen
HR-Administration
- Erstellung von Arbeitsverträgen und HR-relevanten Dokumenten
- Führung der Personaladministration
- Bearbeitung der Spesenabrechnungen, insbesondere vom Aussendienst
- Unterstützung im Rekrutierungsprozess und Onboarding
- Betreuung des Auszubildenden vom Stammhaus (3 Wochen pro Jahr)
- Teilnahme an HR-Meetings online / offline
- Anlaufstelle für Mitarbeitende bei administrativen Fragen
Compliance, Qualität & Versicherungen
- Pflege und Überwachung von internen Richtlinien (Datenschutz, IT, Qualität)
- Bearbeitung von Qualitätsmanagement-Themen
- Datenbankpflege (Prüfmittel, Sicherheitsmittel, Kontrollen)
- Verwaltung von Versicherungen (Auto, Haftpflicht, Gebäude etc.)
- Unterstützung bei internen Kontrollen und Audits
IT- & Systemunterstützung
- Unterstützung bei der Verwaltung von Tablets, Laptops und Mobiltelefonen
- Bestellung und Betreuung von IT-/EDV-Material
- Pflege und Kontrolle der Zeiterfassung (Mutationen, Auswertungen)
ANFORDERUNGSPROFIL
Hard Skills
- Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung
- Mehrjährige Erfahrung in Administration, Office-Management oder Assistenzfunktionen
- Gute Kenntnisse in HR-Administration (Verträge, Personalakten, Absenzen)
- Sehr gute Kenntnisse in MS 365 (Excel, Teams, PowerPoint, Word, Sharepoint, Onedrive)
- Sehr gute DE- und EN-Kennnisse in Wort und Schrift (FR von Vorteil)
- Vorteil: Kenntnisse in Compliance, Datenschutz, Qualitätsmanagement oder Versicherungsadministration
Soft Skills
- Strukturierte, effiziente und selbständige Arbeitsweise
- Sehr hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke
- Organisationstalent und proaktive Haltung
- Teamfähigkeit und sicheres, freundliches Auftreten
- Flexibilität, Belastbarkeit und Freude an vielfältigen Aufgaben
- Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung
- Reisebereitschaft (1..2x pro Jahr)
KOMPETENZEN
- Sicherer Umgang mit Office- und HR-Administrationsprozessen
- Fähigkeit, professionelle Präsentationen, Berichte und Auswertungen zu erstellen
- Präzise Dokumentations- und Organisationskompetenz
- Sorgfältige, strukturierte und nachvollziehbare Arbeitsweise
- Problemlösungsfähigkeit und proaktives Handeln
- Verlässliche, vertrauensvolle und respektvolle Zusammenarbeit
- Fähigkeit, unterschiedliche Anspruchsgruppen professionell zu betreuen
- Empathie und Teamorientierung
- Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbereitschaft
- Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld
- Lernbereitschaft und Offenheit für Weiterentwicklung
- Vertrauenswürdigkeit und Integrität
VERANTWORTUNGEN
- Sicherstellung eines reibungslosen administrativen und organisatorischen Betriebs
- Termingerechte und korrekte Durchführung der HR-Administration
- Einhaltung und Pflege von Compliance-, Datenschutz- und Qualitätsrichtlinien
- Vertrauensvolle Ansprechperson und Unterstützung für Mitarbeitende
- Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Unternehmensdaten