Fachspezialist/-in Management Support

Personalamt

Das Personalamt des Kantons Zürich ist das Kompetenzzentrum für alle personal-, arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen der über 35'000 Mitarbeitenden des Kantons Zürich sowie zahlreicher öffentlich-rechtlicher Anstalten und Gemeinden.

Du denkst vernetzt, behältst auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick und möchtest moderne Managementunterstützung aktiv mitgestalten? Dann werde Teil unseres Teams Management Support.
Per 15. August 2026 oder nach Vereinbarung übernimmst du eine vielseitige und verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit hoher Eigenverantwortung, digitaler Affinität und Raum für neue Ideen.

• Unterstützung der Geschäftsleitung, der Leitung Management Support sowie der Abteilung Recht in administrativen, organisatorischen und koordinativen Belangen
• Koordination und redaktionelle Bearbeitung politischer Geschäfte sowie Erstellung von Berichten, Konzepten und Präsentationen
• Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen mit bis zu 200 Teilnehmenden inklusive Protokollführung und Pendenzenmanagement
• Aktive Gestaltung und Weiterentwicklung von Innovations-, Digitalisierungs- und KI-Themen im Assistenzbereich
• Optimierung von Dokumenten-, Prozess- und Organisationsstrukturen
• Mitarbeit in Projekten, Leitung kleinerer Projekte sowie Mitwirkung in bereichsübergreifenden Vorhaben
• Ausbildung und Begleitung einer lernenden Person
• Betreuung und Weiterentwicklung zentraler Fachapplikationen, insbesondere Axioma
• Verantwortung für zentrale Kommunikationskanäle 
• Sicherstellung einer effizienten Büro- und Infrastrukturorganisation

• Kaufmännische Grundausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
• Weiterbildung im Bereich Direktionsassistenz oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie hohe digitale Kompetenz und Affinität für KI-Anwendungen
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationsgeschick
• Freude an einer vielseitigen Schnittstellenfunktion mit zahlreichen internen und externen Anspruchsgruppen
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten
• Stilsicheres Deutsch sowie ausgeprägte Kommunikations- und Redaktionskompetenz
• Vernetzte Denkweise, hohe Eigeninitiative und Freude daran, Prozesse und Arbeitsweisen aktiv mitzugestalten

• Vielseitige und verantwortungsvolle Funktion an der Schnittstelle von Verwaltung, Politik und Recht
• Moderne Assistenzfunktion mit hoher Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• Sorgfältige Einarbeitung und Unterstützung durch ein erfahrenes Team 
• Kollegiales, engagiertes und dynamisches Arbeitsumfeld
• Zentraler Arbeitsort in unmittelbarer Nähe zum Hauptbahnhof Zürich
• Attraktive Anstellungsbedingungen des Kantons Zürich

Dann freuen wir uns auf deine Online-Bewerbung. Werde Teil unseres Teams und unterstütze uns mit deinem Know-how, deiner Initiative und deinem Organisationstalent. Bitte beachte, dass wir nur Bewerbungen bearbeiten, welche über unser Online-Tool eingehen.

Für weitere Einblicke in die Funktion und das Team steht dir Jacqueline Ramel (Leiterin Management Support) gerne unter Tel.-Nr.: +41 43 258 84 45 oder per E-Mail an jacqueline.ramel@zh.ch zur Verfügung.

Dein neues Umfeld: Personalamt Kanton Zürich