Personal Assistant (80-100%) to CEO/VR

Im Auftrag unseres Kunden suchen wir eine Personal Assistant & Executive Assistant zwischen Aarau und Spreitenbach. Diese Rolle kombiniert Tätigkeiten in der Firma (KMU Industrie) sowie Tätigkeiten für ein Nebenamt im Verwaltungsrat in einem bedeutenden Umfeld. Wir wenden uns an eine agile sowie kommunikationsstarke empathische Persönlichkeit in der Rolle als:

• Erste Anlaufstelle für interne und externe Drittpersonen
• Management/Priorisierung des E-Mail Postfachs für beide Positionen (umfangreiches Kontaktnetzwerk)
• Aufbereiten und pflegen der Stakeholder Matrix in einem anspruchsvollen Umfeld
• Selbständige Vorbereitung der E-Mail Antworten
• Pendenzen-Management von GL und VR Sitzungen (4x Jahr Protokoll schreiben)
• Aufbereitung und Verwaltung umfangreicher Unterlagen in OneNote, SharePoint und Teams Optimierung der Prozesse im Backoffice mit KI (Copilot Erfahrung wichtig)
• Agenda-/Reisemanagement inkl. Vor- und Nachbereitungen
• Verfassen von diversen Texten in Deutsch und teilweise in Englisch
• Allgemeine Unterstützung vom CEO in organisatorischen und administrativen Themen
• Allenfalls ergänzende organisatorische Unterstützung eines VR Mitgliedes (ca. 15%)
• Organisation von internen und externen Meetings, Workshops und Events
• Sparringpartner und Experte als EA/PA

• Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung in Kommunikation von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung als PA in einem kleineren Umfeld auf C-Level
• Deutsch: Muttersprache
• Englisch: Fliessend
• Hohe IT-Affinität und profunde Erfahrung OneNote/SharePoint/Teams & MS-Office Palette
• Kommunikationsstark – schriftlich wie mündlich
• Schnelle Auffassungsgabe
• Gepflegtes und gewinnendes Auftreten mit positivem Mindset
• Lösungsstark, dienstleistungsorientiert und sehr flexibel
• Hands-on Mentalität
• Proaktives Mit- und vorausdenken
• Stark im Priorisieren und Managen von der Inbox sowie von Pendenzen aus diversen Projekten
• Hohe Selbständigkeit sowie hohes Verantwortungsbewusstsein
• Exakte und zielorientierte Arbeitsweise
• Interessiert an Schweizer Politik

• Hohe Flexibilität der Arbeitszeiten
• 1-4 Tage Homeoffice abhängig von CEO Agenda (nach der Probezeit)

Sind Sie eine kommunikationsstarke Persönlichkeit, die sehr gerne schreibt, redigiert und managed? Fühlen Sie sich in einer Drehscheibenfunktion mit anspruchsvollen Schnittstellen zur Wirtschaft und Politik wohl? Sind Sie flexibel und schätzen ein sehr dynamisches Umfeld? Interessiert?
Jutta Schilling freut sich auf die Zustellung Ihrer Bewerbungsunterlagen.

Humanis AG
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