Leiter*in Administration

Dauerstelle

Departementssekretariat SSD

Wir suchen per 1. August 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte Leitung der Administration.

• Sie planen und überwachen die Museums- und Bereichsbudgets und stehen den Verantwortlichen beratend zur Seite.
• Sie sind zuständig für Spesenabrechnungen, Fördergelder und das Kontieren der Rechnungen. Ausserdem sind sie Ansprechpartner*in für das Controlling und Rechnungswesen.
• Sie sind zuständig für diverse administrative Personalaufgaben und stehen in engem Kontakt zur zentralen Personalabteilung.
• Sie erstellen Vereinbarungen, Verträge und Versicherungen und sind für die Gewährleistung der ordnungsgemässer Betriebsabläufe zuständig.
• Sie planen und organisieren Materialtransporte und Leihverkehr unter Berücksichtigung von Formalitäten wie Zoll und Cites.
• Sie geben Auskunft über das Museum und seine Inhalte und sind beteiligt an der Öffentlichkeitsarbeit.
• Sie bereiten Sitzungen vor, erstellen Protokolle und Berichte und kontrollieren die Terminplanung.
• Als Leiter*in Administration sind Sie zuständig für den reibungslosen Betrieb des Museums und die Kommunikation. Sie sind Ansprechpartner*in für das Museumsteam und vertreten die Museumsleitung in administrativen und organisatorischen Belangen. Sie verfügen über ausgeprägtes Organisationstalent und Gestaltungswillen, gestalten Strukturen, Abläufe und Teamkultur mit und sorgen dafür, dass das Museum nach den Prinzipien der Wirksamkeit, Transparenz und Nachhaltigkeit arbeitet.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder Weiterbildung im Kulturmanagement, vorzugweise mehrjährige Erfahrung in der Verwaltung eines Kulturbetriebs
• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikationstalent und Erfahrung in der Öffentlichkeitsarbeit.
• Stil- und verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Sprache und Schrift
• Freude an Kulturen, Menschen, Kunst und Museen
• Bereitschaft zu sporadischen Einsätzen ausserhalb der regulären Bürozeiten (Abend und am Wochenende)

Abwechslungsreiche Aufgaben in einem attraktiven kulturellen Arbeitsumfeld
Mitarbeit in einem engagierten Team
Handlungs- und Gestaltungsspielraum
Gute Sozialleistungen
Teilnahme an Tagungen und Weiterbildungen
Die Option zu Homeoffice

Das Schul- und Sportdepartement gestaltet die Zukunft der Stadt Zürich. Wir setzen uns mit unserer Tätigkeit in den Bereichen Bildung, Musik und Sport für die Belange der Kinder und jungen Erwachsenen ein. Das Nordamerika Native Museum (NONAM) ist ein Kulturangebot des Schul- und Sportdepartements der Stadt Zürich. In hochwertigen Ausstellungen setzt sich das NONAM mit den Indigenen Kulturen Nordamerikas auseinander. Mit einem umfassenden Vermittlungsangebot für Menschen jeden Alters vertieft das Museum Aspekte Indigener Geschichte, Kunst und Gegenwart.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre vollständige Bewerbung über unser Online-Portal.

Für Fragen und Auskünfte wenden Sie sich an: Frau Heidrun Löb, Museumsleiterin NONAM, Tel. 044 413 49 92.

Referenz-Nr.: 49985