Office & Empfang Manager*in (100%)

Für unseren Kunden in Zug suchen wir eine organisierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit per 1. Januar 2026 oder nach Vereinbarung:

Deine Aufgaben

• Empfang der Gäste, Betreuung der Telefonzentrale und erste Ansprechperson für externe und interne Anliegen
• Organisation sämtlicher Reise- und Visumsangelegenheiten für Vorstand und Mitarbeitende 
• Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen wie z. B. Weihnachtsessen, Apéros und weiteren internen Events
• Versand von Dokumenten via Post oder Kurier, Entgegennahme und Verteilung von Post- und Paketsendungen sowie Verwaltung der Portokasse
• Organisation der Büroeinrichtung sowie Bestellung und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien, Küchenbedarf, Früchten und weiteren Annehmlichkeiten für Mitarbeitende
• Koordination der Büroreinigung, Sicherstellung des einwandfreien Zustands des Büros sowie Organisation und Begleitung von Reparaturen und technischen Anpassungen in Abstimmung mit der IT

Dein Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung im Empfang, Office Management oder in einer ähnlichen Assistenzfunktion
• Versierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
• Stilsichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Vertrauenswürdige, diskrete und verantwortungsbewusste Persönlichkeit mit ausgeprägter Dienstleistungsorientierung, Organisationstalent und Freude an administrativen Aufgaben
• Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedensten Ansprechpartnern

Eine abwechslungsreiche und zentralen Funktion mit direktem Kontakt zu Vorstand, Mitarbeitenden und externen Partnern erwartet dich. Du bist die Visitenkarte des Unternehmens. 

Die Firma übernimmt deine vollen BVG-Beiträge und überzeugt mit einer wertschätzenden Kultur, mit einer modernen Arbeitsumgebung (neue Büroräumlichkeiten) und einem attraktiven Bonussystem.

Wir freuen uns auf deine Online-Bewerbung.