Administrative Assistenz 100%

schillingpartners gehört zu den führenden Executive-Search-Unternehmen in der Schweiz. Wir unterstützen Firmen und Organisationen darin, Führungspositionen neu zu besetzen. Durch gezielte Direktansprache finden wir die bestgeeigneten Persönlichkeiten für Verwaltungsrat, Geschäftsleitung und Expertenfunktionen – systematisch, effizient und diskret.

Unsere modernen Büroräumlichkeiten befinden sich im Prime Tower beim Bahnhof Zürich Hardbrücke. Zur Ergänzung unseres engagierten Administrationsteams suchen wir eine/n erfahrene/n

• Proaktive Erledigung sämtlicher Pendenzen unter Einhaltung der Fristen und rechtzeitige Bereitstellung der Unterlagen
• Vereinbarung und Koordination von Terminen mit Kunden/Kundinnen und Kandidaten/Kandidatinnen 
• Erstellung von Offerten und Projekt-Zeitplänen in Absprache mit unseren Kunden
• Effiziente Bearbeitung der Bewerbungseingänge und sorgfältige Aufarbeitung von Unterlagen
• Interviewvorbereitung und -koordination sowie Zusammenstellung von Kandidatendossiers
• Datenverwaltung, -pflege und -administration
• Vorbereitung und Zusammenstellung von Kundenbesuchen
• Versand und Koordination von Mailings
• Planung und Durchführung von Kundenevents
• Gelegentliche Ferienvertretung an der Rezeption

• Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Grundausbildung
• Muttersprache Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse
• Erfahrungen in einer Assistenzfunktion
• Fundierte Kenntnisse der MS-Office-Programme und idealerweise MS Teams/OneNote sowie CRM-Systeme
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten zu setzen
• Freude am Umgang mit klaren Prozessen und Strukturen
• Diskretion, rasche Auffassungsgabe, Flexibilität, Belastbarkeit und vorausschauende, selbstständige Arbeitsweise
• Starkes Qualitätsbewusstsein sowie ein hohes Mass an Eigeninitiative 

Was Sie vorfinden
- Modernste Arbeitsinfrastruktur und ein attraktiver Arbeitsplatz im 20. Stock des Prime Tower
- Einblick in wirtschaftsrelevante Themen und hochvertrauliche Projekte
- Zugehörigkeit zu einem wertschätzenden Team mit einer guten Portion Humor sowie einem starken Zusammenhalt inkl. Teamevents

Nina Kruppe, Head of Administration, freut sich auf die Zustellung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an info@schillingpartners.ch mit dem Betreff: Referenz A902.