Administrative Assistenz am Institut für Theoretische Physik (m/w/d)

Das Institut für Theoretische Physik (ITP) ist ein wesentlicher Bestandteil der Ausbildung von Studierenden und Doktorierenden im Fachbereich Physik. Wir verfolgen ein vielfältiges Forschungsprogramm in einem breiten Spektrum innerhalb der Theoretischen Physik.

Aufgrund eines personellen Engpasses suchen wir zur Unterstützung des administrativen Pools per sofort eine Administrative Assistenz für voraussichtlich 6 Monate mit Option auf Verlängerung und Erhöhung des Arbeitspensums.

• Administrative Mitarbeit in Weiterbildungsprogrammen des Institutes

  • Management des Weiterbildungsprogramms (Räume, Dozierende und Durchführungszeitpunkte planen, Zusammenstellen der Kohorte, Planung und Controlling von Budget, Koordination mit der School for Continuing Education (SCE)-Geschäftsstelle)

  • Dienstleistungsorientiertes Management der Teilnehmenden (Erstkontakt/Beratung sowie Leadbewirtschaftung mit und von Interessierten, Kontaktpflege mit Teilnehmenden, Administrative Koordination mit der SCE-Geschäftsstelle, Unterstützung für Dozierende, Alumni Management)

• Je nach Eignung und Berufserfahrung Mitarbeit in Kommunikation und Marketing des Weiterbildungsprogramms (Definition von Kommunikations- und Marketingkonzept sowie -strategie, Planung und Durchführung von Kommunikations- und Marketingaktivitäten, Leadbewirtschaftung, Erfolgskontrolle, Austausch und Abgleich mit SCE-Kommunikation/-Marketing)

• Organisation und Abrechnung von Kurzzeitaufenthalten und akademischen Gästen

• Sekretariatsaufgaben (Reisekostenabrechnung, Auskünfte, allgemeine Büroarbeiten, Kolleg:innenvertretung)

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und verfügen idealerweise bereits über Erfahrung im universitären Umfeld
• Sie bringen Eigeninitiative und Organisationstalent mit
• Sie haben Erfahrung in der eigenständigen Leitung eines Arbeitsbereichs
• Sie zeigen Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen aus verschiedenen Kulturen
• Für Sie sind präzises Arbeiten und vorausschauendes Denken selbstverständlich
• Sie erbringen gerne Engagement für ein starkes Gemeinschaftsgefühl und eine angenehme Arbeitsatmosphäre
• Nebst stilsicherem Deutsch besitzen Sie ausgezeichnete Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln und MS Office

• Ein vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet
• Eine offene und wertschätzende Arbeitsumgebung
• Attraktivität des Arbeitsplatzes auf dem Hönggerberg
• Es erwarten Sie zahlreiche Vergünstigungen, wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen
• Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Arbeitszeugnisse und Diplome

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über das Institut für Theoretische Physik finden Sie auf unserer Webseite. 

Für Auskünfte steht Ihnen Herr Markus Marxen, mmarxen@itp.phys.ethz.ch, (keine Bewerbungsunterlagen) gerne zur Verfügung.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.