vor 6 Tagen

Assistentin Direktor 100% - dank Ihrer klugen Organisation hat der Chef mehr Zeit. Kein Tag gleicht

PKS Personal- & Kaderselektion AG

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Unsere Auftraggeberin ist ein mittelgrosses, international ausgerichtetes Traditionsunternehmen erster Güte in Basel, das hochkomplexe Dienstleistungen im Bereich naturwissenschaftlilche Wissensvermittlung anbietet. Die Firma ist seit Jahrzehnten sehr erfolgreich unterwegs, betreibt verschiedene Standorte im Ausland und weiss sich auch im digitalen Zeitalter gut zu behaupten.

Ein Mitglied des Kaders führt mehrere Abteilungen mit Dutzenden von Mitarbeitenden. Er ist für strategische wie auch operationelle Aufgaben zuständig. Sein Arbeitspensum ist enorm und vielfältig. Darüber hinaus ist er oft im Ausland unterwegs, besucht wichtige Kunden und die weiteren Aussenstellen des Unternehmens. Er möchte per sofort oder nach Vereinbarung eine persönliche

Assistentin Direktor 100% - dank Ihrer klugen Organisation hat der Chef mehr Zeit. Kein Tag gleicht dem anderen...

Unsere Auftraggeberin ist ein mittelgrosses, international ausgerichtetes Traditionsunternehmen erster Güte in Basel, das hochkomplexe Dienstleistungen im Bereich naturwissenschaftlilche Wissensvermittlung anbietet. Die Firma ist seit Jahrzehnten sehr erfolgreich unterwegs, betreibt verschiedene Standorte im Ausland und weiss sich auch im digitalen Zeitalter gut zu behaupten.

Ein Mitglied des Kaders führt mehrere Abteilungen mit Dutzenden von Mitarbeitenden. Er ist für strategische wie auch operationelle Aufgaben zuständig. Sein Arbeitspensum ist enorm und vielfältig. Darüber hinaus ist er oft im Ausland unterwegs, besucht wichtige Kunden und die weiteren Aussenstellen des Unternehmens. Er möchte per sofort oder nach Vereinbarung eine persönliche

die ihn organisatorisch wie auch administrativ so entlastet, dass er sich wieder vermehrt auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren kann.

Sie haben folgendes Aufgabengebiet:

  • Sie organisieren Ihren Chef von A-Z. Sie führen seine elektronische Agenda, sehen dazu, dass es keine Kollisionen mit anderen Terminen gibt und sorgen mit Umsicht dafür, dass er nicht von einem Treffen zum andern hetzen muss.
  • Sie bereiten ihn auf die Treffen vor, sammeln alle Informationen, die für ihn wichtig sein könnten und sorgen für ein organisatorisches ‚Sorglos-Paket‘, damit er sich uneingeschränkt auf die Geschäftstreffen fokussieren kann.
  • Es trifft elektronische und klassische Korrespondenz aus der ganzen Welt ein. Geschäftliche, vertrauliche und private. Sie sortieren diese auf ihre Wichtigkeit und Priorität. Sie sorgen dafür, dass er Einzelheiten nicht vergisst, rechtzeitig antwortet und machen ihn auf Wesentliches aufmerksam. Sie fertigen die tägliche Korrespondenz zum grössten in Englisch aus und präsentieren diese so, dass er nur noch leichte oder gar keine Korrekturen machen muss.
  • Er ist an vielen Sitzungen. Hie und da müssen Protokolle erstellt werden. Sie schreiben diese mit sachlicher Leichtigkeit, fehlerfrei und korrekt.
  • Sie kümmern sich auch um seine Telefonanrufe. Er ist nicht immer da, an Sitzungen, auf Reisen oder einfach besetzt. Sie sorgen dafür, dass er über die Anrufe informiert ist, diese auch präsent bleiben, er sich um die Anliegen kümmert und mit ihrer organisatorischen Unterstützung allen Anspruchsgruppen bestens gerecht wird.
  • An Sitzungen braucht er oft noch auf PowerPoint grafisch aufbereite Daten als Präsentation. Sie bringen das in kurzer Zeit locker auf die Reihe und er kann sich darauf verlassen, dass der Inhalt ebenso korrekt ist.   
  • Seine Reisetermine und –organisation sind anspruchsvoll. Oft gibt es auch noch Umbuchungen, Routenwechsel und Anpassungen, die in der Vorplanung so nicht absehbar waren. Sie bewahren stets eine kühlen Kopf und sorgen für übersichtliche, geordnete Verhältnisse. Die Hotels sind rechtzeitig gebucht, die Flüge ebenso, die Visavorschriften beachtet und die  potenziellen Gesprächspartner über mögliche Abweichungen rechtzeitig informiert.
  • Ihr Sekretariat ist so organisiert, dass auch der Chef mal etwas ohne Ihre Hilfe findet und immer weiss, wo die wichtigen Geschäftsunterlagen abgelegt sind.

Das bringen Sie mit:

  • Sie haben eine kaufmännische Grundausbildung absolviert und mit Vorteil eine Ausbildung zur Direktionsassistentin abgeschlossen. Sie wissen wie man ein solches Sekretariat führt und können schon auf ähnliche Berufserfahrungen zurückblicken.
  • Das Geschäftsumfeld ist extrem volatil und fordernd. Heute ist gelb, Morgen ist rot und Übermorgen blau. Von einem Tag auf den anderen werden die Karten neu gemischt. Das kann verunsichern. Sie lieben es jedoch. Sie können blitzschnell umdenken und gut damit umgehen, ganz nach dem Motto: nichts ist so sicher wie die Unsicherheit! 
  • Sie sind organisiert, denken pointiert über den Tellerrand und vernetzt. Sie erkennen Zusammenhänge schnell und können diese präzise zum betrieblichen Gesamtgeschehen einordnen. Ihre Denkweise ist flexibel. Sie haben selbst dann noch die Übersicht, wenn tausend Sachen auf Sie einwirken und Sie diese blitzschnell erfassen und auf ihre Wichtigkeit einschätzen müssen.
  • Sie sind eine diskrete und loyale Mitarbeiterin. Der Chef schenkt Ihnen volles Vertrauen. Sie haben freien Zugang zu all seinen Daten. Er schätzt es überaus, wenn Sie ihn ebenso wie auch ungefiltert auf unangenehmen Sachen aufmerksam machen, damit er rechtzeitig Entscheidungen treffen kann.
  • Korrespondenz auf Englisch und Deutsch ist für Sie ein Klacks. Wenn Sie noch weitere Sprachen beherrschen ist das nur von Vorteil. Die kompetente Anwendung von moderner Bürotechnologie und neuen Medien beherrschen Sie mit Leichtigkeit.
  • Die Ansprechpartner Ihres Chefs sind auf der ganzen Welt verstreut. Sie wissen aus eigener Erfahrung, dass die kulturelle Prägung eine starke Wirkung auf die Persönlichkeit, Verhaltens- und Denkweisen ausübt. Sie können damit gut umgehen und akzeptieren, dass die Erwartungen an Ihren Chef von Kontinent zu Kontinent anders sind. Daher sind eine interkulturelle Fitness und weltoffene Wesensart für diese Position unerlässlich.
  • Ihr Chef fängt gerne früh an und schätzt es, wenn Sie schon da sind und seinen Arbeitstag unterstützend begleiten. Er kann sich absolut auf Sie verlassen. Manchmal ist nicht immer alles planbar und äussere Faktoren, die weder er noch Sie beeinflussen konnten, wirken sich auf die geschäftlichen Vorgänge aus. Sie bleiben stets kontrolliert und suchen nach pragmatischen Lösungen.
  • Neues interessiert Sie im Allgemeinen. Sie sind gegenüber neuen technologischen Möglichkeiten ebenso aufgeschlossen. Sie sind vielseitig interessiert wie auch neugierig. Ihr Chef schätzt es sehr, wenn man sich auch mal über etwas unterhalten kann, das nichts mit dem beruflichen Tagesgeschehen zu tun hat.
  • Ihre Wesensart ist unkompliziert, direkt, herzlich und aufgeschlossen. Ihr Auftreten ist zeitgemäss und gepflegt. Sie sind nicht jünger als 35 Jahre.
Was noch?
  • Der Arbeitsplatz ist mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar. Mit Ihrem Vorgesetzten werden sie eine interessante Berufszeit erleben. Sie werden alle Abteilungen kennen lernen und können sich so intern besser vernetzen und organisatorisch einbringen. Ihr Chef ist kein Erbsenzähler. Gerade deshalb wird er ihre organisatorische Tatkraft und ihre gedankliche Flexibilität sehr zu schätzen wissen. Er legt viel Wert auf eine gute, loyale und diskrete Arbeitsweise. Er ist weltoffen, aufgeschlossen und unkompliziert.

Weitere Informationen wird Ihnen der beauftragte Berater, Herr Markus Schneider, gerne geben. Er freut sich auf Ihre vorzugweise elektronisch zugestellten Bewerbungsunterlagen. Diskretion ist nach allen Seiten zugesichert.